Einleitung / Zweck der Funktion

Die zentrale Import-Verwaltung in Evalea ermöglicht es, Mitarbeiter-Stammdaten, Weiterbildungshistorien, E-Learning-Fortschritte sowie Kompetenzdaten ins System zu übertragen. Unabhängig davon, ob Daten manuell per Excel-Datei hochgeladen oder automatisch über Schnittstellen (z. B. Personio, HR4YOU) synchronisiert werden, greifen im Hintergrund immer dieselben systemweiten Regeln. Dieser Eintrag beschreibt den zentralen Menüzugriff, die Benutzeroberfläche der Import-Verwaltung sowie die übergeordneten Systemlogiken für Feldwerte, Identifikatoren und Prüfprotokolle.

Zugriff / Ort im System

Die Verwaltung aller Datei-Importe und Schnittstellenanbindungen ist zentral im Administrationsbereich verortet:

1. Navigieren Sie im linken Hauptmenü auf den Reiter Einstellungen.
2. Wählen Sie in der Übersicht die Kachel Datei-Importe.

3. Die Konfiguration neuer Schemata erreichen Sie über die Schaltfläche Import hinzufügen. Bereits erstellte Importvorlagen werden direkt in der tabellarischen Übersicht gelistet.

Funktionsbeschreibung

Die Übersicht unter Datei-Importe bietet folgende zentrale Bereiche und Steuerungsfunktionen:

1. Tabellarische Import-Übersicht:
   Zeigt alle aktuell eingerichteten Importe und Schnittstellen mit Namen, Beschreibung, Importart und dem Zeitstempel der letzten Ausführung an. Über Symbole am rechten Rand der jeweiligen Zeile können Schemata bearbeitet, gelöscht oder manuell ausgelöst werden.
2. Schaltfläche „Import hinzufügen“ (oben rechts):
   Öffnet den Einrichtungsassistenten, um ein neues Importschema (z. B. für Kontakte oder Weiterbildungshistorien) mit individuellem Spaltenmapping anzulegen.
3. Upload-Status & Prüfprotokoll (blaues „i“-Symbol):
   Jeder Upload und jeder Schnittstellenabruf wird mit einem Zeitstempel (1) dokumentiert. Ein Klick auf das blaue „i“-Symbol in der Spalte “Details” (2) öffnet ein detailliertes Protokoll mit der Anzahl der neu erstellten, geänderten oder abgewiesenen Zeilen inklusive Fehlerbeschreibungen.
4. Import-Einstellung „Leere Datenfelder überschreiben“ (für jeden Import zur Verfügung):
   Legt fest, wie leere Werte in der Importquelle verarbeitet werden:
   1. Deaktiviert (empfohlen): Fehlt für ein Feld ein Wert in der Datei/Schnittstelle, bleibt der bestehende Eintrag im Mitarbeiterprofil in Evalea unverändert erhalten.
   2. Aktiviert: Leere Werte überschreiben das Feld in Evalea. Der zuvor hinterlegte Wert wird unwiderruflich gelöscht.
5. Import-Einstellung „Fehlende Kontakte auf inaktiv setzen“ (nur für den Stammdaten-Import (Kontakte via Excel) und Microsoft verfügbar):
   Steuert das Verhalten für Profile, die in der aktuellen Importquelle nicht mehr enthalten sind:
   1. Deaktiviert: In Evalea vorhandene Kontakte bleiben unberührt aktiv, auch wenn sie in der Quelle nicht mehr vorkommen.
   2. Aktiviert: Fehlt ein zuvor aktiver Kontakt in der Quellübertragung (z. B. nach Ausscheiden aus dem Quell-HR-System), wird das Profil in Evalea automatisch auf Inaktiv gesetzt.

Use Case: Synchronisation von Mitarbeiterstammdaten aus dem HR-System

Ein Unternehmen importiert regelmäßig Mitarbeiterdaten aus seinem HR-System in Evalea. Die Importdatei enthält alle aktuellen Stammdaten der Mitarbeitenden, beispielsweise Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Abteilung und Position.

Ausgangssituation
Einige Mitarbeitende haben zwischenzeitlich die Abteilung gewechselt oder ihre Positionsbezeichnung wurde angepasst. Gleichzeitig enthält die aktuelle Importdatei bei einzelnen Datensätzen leere Felder, da diese Informationen im Quellsystem noch nicht gepflegt wurden.

Verwendete Einstellung: Datenfelder auch bei leeren Importwerten überschreiben. Beim Import werden die vorhandenen Werte in Evalea durch die Werte aus der Importdatei ersetzt – auch dann, wenn das entsprechende Feld in der Importdatei leer ist.

Ergebnis

• Änderungen aus dem HR-System werden vollständig übernommen.
• Nicht mehr vorhandene Informationen werden in Evalea ebenfalls entfernt.
• Der Datenbestand in Evalea entspricht exakt dem Datenbestand des führenden HR-Systems.

Alternative Vorgehensweise
Ist die Option deaktiviert:

• Vorhandene Werte in Evalea bleiben erhalten, wenn das entsprechende Feld in der Importdatei leer ist.
• Nur tatsächlich gefüllte Werte werden aktualisiert.
• Bereits vorhandene Informationen werden dadurch vor unbeabsichtigtem Löschen geschützt.

Use Case: Fehlende Kontakte automatisch deaktivieren

Ein Unternehmen überträgt monatlich alle aktiven Mitarbeitenden aus seinem Personalverwaltungssystem nach Evalea.

Ausgangssituation
Mitarbeitende, die das Unternehmen verlassen haben, werden im HR-System gelöscht oder nicht mehr in der Exportdatei geführt.

Verwendete Einstellung: Fehlende Kontakte auf inaktiv setzen

Ergebnis

• Kontakte, die bei einem neuen Import nicht mehr enthalten sind, werden automatisch als inaktiv markiert.
• Die Benutzer bleiben aus Dokumentations- und Historiengründen im System erhalten.
• Es müssen keine manuellen Deaktivierungen durchgeführt werden.
• Ausgeschiedene Mitarbeitende erscheinen nicht mehr in aktiven Prozessen, Teilnehmerlisten oder Auswertungen.

Typischer Anwendungsfall
Diese Einstellung eignet sich besonders bei regelmäßigen Vollimporten, bei denen die Importdatei stets alle aktuell aktiven Mitarbeitenden enthält. Dadurch bleibt der Datenbestand in Evalea automatisch aktuell und konsistent.