Einleitung / Zweck der Funktion
In Evalea werden Formulare und Stammdatenmasken über sogenannte Datenfelder strukturiert. Jedes Datenfeld besitzt einen spezifischen Datenfeldtyp, welcher bestimmt, welches Eingabeformat zulässig ist (z. B. einfacher Text, Zahlen, Dropdown-Auswahl oder Verknüpfungen zu Systemobjekten).
Dieser Handbucheintrag dient Administratorinnen und HR-Verantwortlichen als Referenz über alle verfügbaren Datenfeldtypen inklusive ihrer deutschen und englischen Systembezeichnungen, Erklärungen sowie den Modulen, in denen sie eingesetzt werden.
Übersicht der Datenfeld-Typen
Evalea stellt verschiedene Feldtypen bereit, die eine standardisierte und fehlerfreie Datenerfassung gewährleisten. Nachfolgend sind alle Feldtypen mit ihren deutschen und englischen Bezeichnungen sowie ihrer Funktionsweise aufgeführt:
| Typ | Erklärung |
| Text / Text: | Einzeiliges Freitextfeld für kurze Angaben wie Namen, Orte, externe IDs oder kurze Bezeichnungen. |
| Textbereich / Textarea: | Mehrzeiliges reines Textfeld für längere Freitextnotizen, strukturierte Beschreibungen oder Vorlageninhalte ohne Formatierungsoptionen |
| Formatierter Text / Formatted Text: | Rich-Text-Editor für ausführliche Beschreibungen mit Formatierungsmöglichkeiten wie Fett- und Kursivdruck, Aufzählungen, Nummerierungen und Hyperlinks. |
| Nummer / Number: | Ganzzahliges numerisches Feld ohne Kommastellen, z. B. für maximale Teilnehmerzahlen, Tage oder Fristen. |
| Dezimalzahl / Decimal: | Numerisches Feld mit Nachkommastellen, geeignet für Geldbeträge, Kostenstellenbudgets oder Dauerangaben in Stunden/Tagen. |
| Datum / Date: | Datumsfeld mit integrierter Kalender-Auswahlfunktion (Datepicker) für standardisierte Datumswerte. |
| Kontrollkästchen / Checkbox: | Einfaches Kontrollkästchen (Wahr/Falsch bzw. Ja/Nein) zur Aktivierung oder Deaktivierung einer bestimmten Option. |
| Auswahl (einfach) / Closed: | Einfachauswahl-Dropdown-Menü mit fest hinterlegten Optionen, aus denen genau ein Wert ausgewählt werden kann. |
| Geschlossen (Mehrfachauswahl) / Closed (multiple): | Dropdown-Auswahlfeld, bei dem mehrere vorgegebene Werte gleichzeitig ausgewählt und zugewiesen werden können. |
| Automatischer-Vorschlag Auswahl / Auto-suggestion select: | Dynamisches Such- und Auswahlfeld. Beim Eintippen der ersten Buchstaben schlägt das System passende bestehende Datensätze (z. B. Personen oder Kompetenzen) vor. |
| Kompetenzen / Competencies: | Spezifisches Zuweisungsfeld zur direkten Verknüpfung von Kompetenzen aus dem zentralen Evalea-Kompetenzkatalog. |
| Kontakt / Contact: | Objektauswahl zur Verknüpfung einer im System hinterlegten Person, beispielsweise zur Festlegung der disziplinarischen Führungskraft. |
| E-Learnings: | Spezifisches Verknüpfungsfeld zur Auswahl anderer E-Learnings aus der internen E-Learning-Bibliothek (z. B. für Voraussetzungen). |
| Datei / File: | Upload-Feld zum Hochladen von Dokumenten oder Bilddateien (z. B. Titelfotos oder Begleitmaterialien). |
| Trennelement / Separator: | Kein klassisches Eingabefeld, sondern ein optisches Gestaltungselement in Formularen, um thematische Abschnitte durch Zwischenüberschriften und Trennlinien zu gliedern. |
| Berechnete / Calculated: | Rechenfeld, dessen Wert das System aus anderen Feldern ermittelt, z. B. als Summe ausgewählter Zahlenfelder oder als Ausfallkosten (Dauer in Stunden × Stundenlohn der Teilnehmenden). |
Zuordnung der Datenfelder nach Modulen
In den Standard- und Detailmasken der verschiedenen Evalea-Module kommen die Datenfeldtypen wie folgt zum Einsatz (Pflichtfelder sind mit einem Stern * gekennzeichnet):
Weiterbildungen (Trainings)
| Bezeichnung | Typ |
| Name / Name: | Text / Text |
| Anfangsdatum / Start date: | Datum / Date |
| Enddatum / End date: | Datum / Date |
| Thema / Topic: | Abgeschlossen / Closed |
| Anonymität / Anonymity: | Abgeschlossen / Closed |
| Sprache / Language: | Abgeschlossen / Closed |
| Weiterbildungstyp / Seminar type: | Abgeschlossen / Closed |
| Ort / Location: | Text / Text |
| Kosten / Cost: | Dezimalzahl / Decimal |
| Kosten - Trainer / Costs - Trainer: | Dezimalzahl / Decimal |
| Kosten - Material / Costs - Material: | Dezimalzahl / Decimal |
| Kosten - Reise / Costs - Travel: | Dezimalzahl / Decimal |
| Notizen / Notes: | Textbereich / Textarea |
| Befragungsmethode / Interview technique: | Abgeschlossen / Closed |
| Weitere Details / More details: | Trennelement / Separator |
| Einladungen versenden / Send reminders: | Abgeschlossen / Closed |
| Pflichtschulung / Obligatory training: | Geschlossen (Mehrfachauswahl) / Closed (multiple) |
| Kompetenzen / Competencies: | Kompetenzen / Competencies |
| Dauer in Stunden / Duration in hours: | Text / Text |
| Format / Format: | Abgeschlossen / Closed |
| Trainer / Trainer: | Text / Text |
| Teilnehmer (max) / Participants (max): | Nummer / Number |
Mitarbeitende / Teilnehmende (Employees / participants)
| Vorname / First name * | Text / Text |
| Nachname / Last name * | Text / Text |
| E-Mail / E-Mail | Text / Text |
| E-Mail der Führungskraft verwenden / Use manager email | Kontrollkästchen / Checkbox |
| Führungskraft / manager | Kontakt / Contact |
| Anrede / Title | Text / Text |
| Geschlecht / Gender | Text / Text |
| Stellenbezeichnung / Job Description | Textbereich / Textarea |
| Team | Text / Text |
| Bereich / Area | Text / Text |
| Abteilung / Department | Text / Text |
| Standort / Location | Text / Text |
| Gesellschaft / Company | Text / Text |
| Land / Country | Text / Text |
| Vertragsbeginn / Contract start | Datum / Date |
| Vertragsende / Contract end | Datum / Date |
| Geburtstag / Birthday | Datum / Date |
| Status in Evalea / Status in Evalea * | Abgeschlossen / Closed |
Verdienst pro Stunde / Income per Hour |
Text / Text |
| Pflichtschulung / Obligatory training | Geschlossen (Mehrfachauswahl) / Closed (multiple) |
| Status / Status | Text / Text |
| Wochenstunden / Wochenstunden | Text / Text |
| Ende der Probezeit / Probation end | Datum / Date |
| Kostenstelle / Kostenstelle | Text / Text |
| Intern/Extern / Internal/External | Abgeschlossen / Closed |
| Account Sprache / Account Language | Abgeschlossen / Closed |
| HR Works Person UUID | Text / Text |
| HR4YOU User ID | Text / Text |
Trainingstypen (Training types)
| Name / Name * | Text / Text |
| Beschreibung / Description | Formatierter Text / Formatted Text |
| Kurzbeschreibung / Short description | Text / Text |
| Thema / Topic | Abgeschlossen / Closed |
| Dauer in Tagen / Duration in days | Dezimalzahl / Decimal |
| Dauer in Stunden / Duration in hours | Dezimalzahl / Decimal |
| Teilnehmer (min) / Participants (min) | Nummer / Number |
| Teilnehmer (max) / Participants (max) | Nummer / Number |
| Standardprozess / Standard process | Abgeschlossen / Closed |
| Schulungskatalog / Training catalog | Abgeschlossen / Closed |
| Seminartyp-Nummer / Seminartype-Number | Text / Text |
| Inhalte Zertifikat / Certificate content | Textbereich / Textarea |
| Betreffende Kompetenzen / Attach competencies | Automatischer-Vorschlag Auswahl / Auto-suggestion select |
| Anmeldungen verwalten / Handling Signups | Abgeschlossen / Closed |
| Pflichtschulung / Obligatory seminar | Geschlossen (Mehrfachauswahl) / Closed (multiple) |
| Verfügbar für / Available for | Geschlossen (Mehrfachauswahl) / Closed (multiple) |
E-Learnings
| Name / Name * | Text / Text |
| Sprachen / Languages * | Geschlossen (Mehrfachauswahl) / Closed (multiple) |
| Thema / Topic | Abgeschlossen / Closed |
| Teaser / Teaser | Text / Text |
| Autom. zurücksetzen (Tage) / Auto reset (Days) | Nummer / Number |
| Titelfoto / Cover image | Datei / File |
| Beschreibung / Description | Formatierter Text / Formatted Text |
| Deadline (Datum) / Deadline (date) | Datum / Date |
| Deadline (Tage) / Deadline (days) | Nummer / Number |
| Zuvor abschließen / Complete first | E-Learnings / E-Learnings |
| Betreffende Kompetenzen / Attach competencies | Automatischer-Vorschlag Auswahl / Auto-suggestion select |
| Pflichtschulung / Obligatory training | Geschlossen (Mehrfachauswahl) / Closed (multiple) |
| Inhalte Zertifikat / Certificate content | Textbereich / Textarea |
Kompetenzprofile (Competence profiles)
| Name des Profils / Name of the profile * | Text / Text |
| Status / Status * | Abgeschlossen / Closed |
| Abteilung / Department | Text / Text |
| Bereich / Area | Text / Text |
| Aufgaben / Tasks | Formatierter Text / Formatted Text |
| Beschreibung des Profils / Description of profile | Formatierter Text / Formatted Text |
| Ersteller / Creator | Automatischer-Vorschlag Auswahl / Auto-suggestion select |
Learning Journeys
| Thema / Topic | Abgeschlossen / Closed |
| Teaser / Teaser | Text / Text |
| Titelfoto / Cover image | Datei / File |
| Beschreibung / Description | Formatierter Text / Formatted Text |
Hinweise und Besonderheiten
- Unterschied zwischen "Abgeschlossen" und "Geschlossen (Mehrfachauswahl)": Während bei Abgeschlossen exakt ein Optionswert per Dropdown ausgewählt werden darf, ermöglicht Geschlossen (Mehrfachauswahl) das Zuweisen mehrerer Werte (z. B. mehrere Zielgruppen oder Pflichtschulungskategorien).
- Systemverknüpfungen: Die Feldtypen Kontakt, Kompetenzen und E-Learnings referenzieren direkt bestehende Datenbankobjekte. Wird beispielsweise ein Kontakt oder eine Kompetenz im Stammkatalog gelöscht oder deaktiviert, wirkt sich dies unmittelbar auf die Auswahl in diesen Feldern aus.
Praxisbeispiel: Einheitliche Teamwerte für korrekte Rollenberechtigungen
Ausgangssituation
Über die Rollenberechtigungen soll festgelegt werden, welche Mitarbeitenden für eine Rolle sichtbar sind. Im Beispiel wird dafür bei „Erweiterung“ unter „Bedingungen“ das Datenfeld Team mit dem Wert „Produktion“ berücksichtigt.
Ein Mitarbeiter aus diesem Team wird jedoch nicht angezeigt.
Ursache: Abweichender Wert im Datenfeld
Bei der Prüfung zeigt sich, dass im Datenfeld Team des Mitarbeiters der Wert Produktion hinterlegt ist – mit einem zusätzlichen Leerzeichen am Ende. Dieser Wert wurde aus der Importdatei übernommen.
Für das System sind Produktion und Produktion zwei unterschiedliche Werte. Der hinterlegte Mitarbeiterwert stimmt deshalb nicht mit dem Wert der Bedingung überein. Der Mitarbeiter wird bei dieser Berechtigung nicht berücksichtigt.
Entscheidend ist der Inhalt des Datenfelds: Nicht die Feldbezeichnung Team in den Zugriffsrechten verursacht das Problem, sondern das zusätzliche Leerzeichen im Mitarbeiterdatensatz.
Lösung und vorbeugende Maßnahmen
- Bestehende Daten bereinigen: Korrigieren Sie den betroffenen Teamwert auf „Produktion“ ohne abschließendes Leerzeichen.
- Importdatei korrigieren: Entfernen Sie auch in der Importdatei überflüssige Leerzeichen und vereinheitlichen Sie die Schreibweisen. So wird die Abweichung beim nächsten Import nicht erneut übernommen.
- Geschlossene Datenfelder verwenden: Stellen Sie die Felder Team und Abteilung auf den Datenfeldtyp Abgeschlossen / Closed um und hinterlegen Sie die zulässigen Werte einmalig als Auswahloptionen.
- Bedingungen und Anzeige prüfen: Prüfen Sie, ob die Werte unter „Erweiterung“ und „Bedingungen“ mit den bereinigten Daten übereinstimmen und der betroffene Mitarbeiter wie vorgesehen angezeigt wird.
Nutzen geschlossener Datenfelder
Bei einem Feld vom Typ Text / Text können durch freie Eingabe unterschiedliche Schreibweisen und zusätzliche Leerzeichen entstehen. Ein Feld vom Typ Abgeschlossen / Closed ermöglicht dagegen die Auswahl eines einzelnen, fest hinterlegten Werts.
Damit lassen sich Tippfehler bei der manuellen Pflege vermeiden und einheitliche Werte als Grundlage für die Rollenberechtigungen sicherstellen.
Wichtig: Die Umstellung auf geschlossene Datenfelder ersetzt nicht die Bereinigung bestehender Daten und der Importdatei. Auch die Importdaten müssen die vorgesehenen Werte einheitlich enthalten.