Pflichtschulungen gehören zum Unternehmensalltag. Sie sind gesetzlich vorgeschrieben und müssen regelmäßig durchgeführt werden. Typische Themen sind Arbeitsschutz, Notfallschulungen, Gesundheits- und Datenschutz.

Um spezifische Weiterbildungen oder E-Learnings als Pflichtschulungen zu deklarieren, müssen drei Schritte in Evalea erfolgen:

1. Das Definieren einer Schulungspflicht
2. Das Zuweisen der Schulungspflicht
3. Das Markieren einer Weiterbildung / eines E-Learnings als Schulungspflicht

In den folgenden Kapiteln lernen Sie die notwendigen Schritte kennen.

Das Definieren einer Schulungspflicht

Das Definieren der Schulungspflicht wird Ihnen über das Add-on "Pflichtschulungen" ermöglicht.
Die Add-ons finden Sie innerhalb des Hauptmenüs auf der linken Seite:

Nach Klicken auf "Pflichtschulungen" innerhalb der Add-on Überschicht gelangen Sie auf die Übersicht der bereits von Ihnen erstellten Schulungspflichten:

1. Zeigt Ihnen den Namen der jeweiligen Schulungspflichten an.
2. Zeigt Ihnen die Gültigkeit der jeweiligen Schulungspflichten an.
3. Zeigt Ihnen die jeweilige Kategorie der Schulungspflichten an. Die Schulungspflichten werden nach Kategorie sortiert angezeigt.
4. Zeigt Ihnen die Beschreibung der Schulungspflichten mit Hilfe des “i”-Zeichens an.
5. Zeigt Ihnen die Anzahl der Mitarbeitenden an, welche die Schulungspflicht zugewiesen haben.
6. Ermöglicht das Zugreifen auf die einzelnen Optionen pro Schulungspflicht. Näheres hierzu finden Sie am Ende dieser Seite.
7. Mit Hilfe des "+" Symbols definieren Sie neue Schulungspflichten.

Optionen

1. Mit Klicken auf die Erinnerungen an Schulungspflichten haben Sie die Möglichkeit, Erinnerungen für Schulungspflichten zu versenden.
2. Mit Klicken auf die Einstellungen können Sie den Namen, die Gültigkeit und die Kategorie der jeweiligen Schulungspflicht anpassen.
3. Die Schulungspflicht kann über das Mitarbeitersymbol direkt allen aktiven Mitarbeitern oder einzelnen, von Ihnen erstellten Gruppen zugewiesen werden.
4. Der jeweilige Schulungspflicht kann mit Hilfe des Löschen-Symbols gelöscht werden. 

Das Erstellen einer Schulungspflicht:

Klicken Sie auf das „+“-Symbol innerhalb des Schulungspflicht Add-ons. Es öffnet sich folgendes Fenster:

1. Legen Sie eine Bezeichnung der Schulungspflicht fest.
2. Geben die die Gültigkeit (Bsp. 365) an.
3. Setzen Sie einen Haken, sollte die Schulungspflicht nur einmalig erfüllt werden müssen.
4. Ordnen Sie die Schulungspflicht einer bereits bestehenden Kategorie zu oder erstellen Sie eine Neue, indem Sie den Namen der neuen Kategorie in das Feld eintragen.
5. Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, welche für die Mitarbeitenden sichtbar ist.
6. Klicken Sie auf „Speichern“, um die Schulungspflicht zu erstellen.

Das Zuweisen der Schulungspflichten

Damit Evalea weiß, welche Mitarbeitenden welche Schulungspflichten zu erfüllen haben, müssen Schulungspflichten einem oder mehreren Mitarbeitenden zugewiesen werden. Dies kann über drei Wege durchgeführt werden:

 1) Das manuelle Zuweisen innerhalb der Mitarbeitendenprofile:

• Öffnen Sie das Mitarbeitendenprofil
• Klicken Sie auf den Reiter “Pflichtschulungen”
• Klicken Sie auf das “+” Zeichen
• Wählen Sie eine Schulungspflicht aus
• Definieren Sie das Start-Datum der ausgewählten Schulungspflicht. Dieses wird für die Erinnerungen verwendet.
• Speichern Sie Ihre Auswahl

Schulungspflicht-Historie:

Innerhalb der Schulungspflicht-Historie eines jeden Mitarbeitendenprofils sehen Sie für jede Schulungspflicht, wann diese durch wen zugewiesen wurde, wie sie zugewiesen wurde (Regeln für Kontakt-Import oder manuell), wann das Start-Datum der Schulungspflicht von wem bearbeitet wurde, sowie wann die Schulungspflicht von wem entfernt wurde. Die Ansicht zeigt alle Einträge der letzten fünf Jahre.

 2) Das manuelle Zuweisen an Gruppen oder alle aktiven Mitarbeitenden:

• Öffnen Sie das Add-on “Pflichtschulungen”
• Klicken Sie auf das Zuweisen-Symbol
• Wählen Sie entweder “alle aktiven Mitarbeitenden” oder die gewünschte Gruppe aus
• Klicken Sie auf “Zuweisen”
• Bestätigen Sie Ihre Auswahl

 3) Das automatische Zuweisen über eine Regel im Kontakte-Import:

• Öffnen Sie die Import-Seite (Einstellungen → Datei-Importe) und wählen Sie Ihren Kontakte-Import aus.
• Klicken Sie auf “Regel hinzufügen”.
• Wählen Sie die Regel “Pflichtschulung hinzufügen” aus.
• Definieren Sie die Regel weiter aus. Es können mehrere Schulungspflichten an alle oder an bestimmte Mitarbeitende pro Regel zugewiesen werden.
• Definieren Sie den Start der Schulungspflicht, also ab wann die Gültigkeit nach Zuweisen ablaufen soll. Der Start der Schulungspflicht wird für die Erinnerungen verwendet. 
• Beachten Sie den Sync-Modus. Nähere Informationen finden Sie hier: Sync Modus 
• Klicken Sie auf “Speichern”.
• Die Zuweisung der Schulungspflichten erfolgt während des nächsten Datenimportes oder durch manuelles Klicken auf das "Play"- Symbol innerhalb der Regel. 

Use-Case 1: Nachhaltige, automatische Zuweisung via Regel im Datei-Import

Dieser Weg ist ideal, wenn Sie eine automatisierte und nachhaltige Zuweisung von Schulungspflichten basierend auf Merkmalen im Mitarbeitendenprofil wünschen. Er eignet sich besonders für Standardpflichten, die sich an Rollen, Abteilungen oder anderen festen Kriterien orientieren.

Funktionsweise

Sie definieren im Bereich Einstellungen > Datei-Importe Regeln. Diese Regeln prüfen beim Import von Mitarbeitendendaten (z. B. über eine Excel-Datei), ob bestimmte Kriterien in den Profilfeldern der Mitarbeitenden zutreffen. Sind die Bedingungen erfüllt, wird die entsprechende Schulungspflicht automatisch zugewiesen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Beispiel: Neue Mitarbeitende in der Produktion sollen automatisch die Pflichtschulung „Arbeitssicherheit Produktion“ erhalten.

1. Identifier im Mitarbeitendenprofil festlegen:

• Stellen Sie sicher, dass im Profil ein eindeutiger Identifier gepflegt ist, z. B. das Datenfeld Abteilung = Produktion oder Rolle = Produktionsmitarbeitende.
• Prüfen Sie unter Einstellungen > Datenfelder, welche Felder Sie dafür nutzen können.

2. Importdatei vorbereiten: 

• Erstellen oder exportieren Sie eine Datei (z. B. Excel) mit den Mitarbeitendendaten. 
• Stellen Sie sicher, dass der Identifier (z. B. Abteilung, Rolle) in der Datei korrekt gepflegt ist.

3. Datei-Import konfigurieren: 

• Navigieren Sie zu Einstellungen > Datei-Importe. 
• Legen Sie eine neue Importkonfiguration an oder bearbeiten Sie eine bestehende. 
• Weisen Sie die Spalten aus ihrer Datei den entsprechenden Datenfeldern im Mitarbeitendenprofil zu (inklusive des Identifiers).

4. Regel für Schulungspflichten erstellen: 

• Innerhalb des Importes  finden Sie die Option, Regeln zu definieren. 
• Wählen Sie die Regel “Schulungspflicht hinzufügen”.
• Definieren Sie die Bedingung basierend auf dem Profilfeld (z. B. Abteilung ist Produktion).

5. Testlauf durchführen: 

• Führen Sie einen Testimport mit wenigen Datensätzen durch. 
• Prüfen Sie in den Mitarbeitendenprofilen oder im Report Pflichtschulungen, ob die Schulungspflicht korrekt zugewiesen wurde.

6. Regel produktiv nutzen: 

• Nutzen Sie diesen Importablauf künftig für neue Mitarbeitende oder Profiländerungen. 
• Die Regeln sorgen für eine automatische und aktuelle Zuweisung der Schulungspflichten.

Use-Case 2: Manuelle Zuweisung der Schulungspflicht an Gruppen

Diese Methode ist ideal, wenn Sie eine schnelle und direkte Zuweisung an bereits bestehende oder neu angelegte Gruppen von Mitarbeitenden vornehmen möchten. Sie eignet sich gut für einmalige Aktionen oder klar abgegrenzte Personenkreise.

Funktionsweise

Sie nutzen vorhandene Gruppen im System, um einer bestimmten Schulungspflicht eine oder mehrere Gruppen zuzuordnen. Alle Mitglieder dieser Gruppen erhalten dann die entsprechende Pflichtschulung.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Beispiel: Der Jahrgang „Azubis 2025“ soll kurzfristig die neue Pflichtschulung „Datenschutz für Auszubildende“ erhalten.

1. Gruppe prüfen oder anlegen:

• Navigieren Sie zu Einstellungen > Gruppen.
• Stellen Sie sicher, dass die Gruppe „Azubis 2025“ existiert und alle relevanten Mitarbeitenden korrekt zugeordnet sind.
• Passen Sie die Gruppe bei Bedarf an.

2. Pflichtschulung öffnen:

• Wechseln Sie in das Add-On Schulungspflichten / Pflichtschulungen.

3. Gruppe zuweisen:

• Weisen Sie der Schulungspflicht “Datenschutz für Auszubildende” eine Gruppe über die Schnellaktion zu.
• Wählen Sie die Gruppe „Azubis 2025“ aus.
• Bestätigen Sie Ihre Eingaben und speichern Sie die Zuweisung.

4. Ergebnis prüfen:

• Überprüfen Sie stichprobenartig in einzelnen Mitarbeitendenprofilen oder über den Report Pflichtschulungen, ob die Auszubildenden der Gruppe die Pflichtschulung nun als offen/pflichtig sehen.

Praxisempfehlung

• Für schnelle Zuweisungen an bestehende Gruppen: Nutze die manuelle Zuweisung an Gruppen.
• Für langfristige, automatische Prozesse: Richte die Zuweisung via Regel im Datei-Import ein, basierend auf Profilfeldern.

Das Markieren einer Weiterbildung / eines E-Learnings als Schulungspflicht

Sie können sowohl einzelne Weiterbildungen als auch ganze Weiterbildungstypen als Schulungspflicht markieren. Weiterbildungen, welche Teil des Weiterbildungstypen sind, erfüllen die Schulungspflicht des Weiterbildungstypen.

Weiterbildungen:

Wählen Sie die Schulungspflicht innerhalb des dafür vorgesehenen Drop-Down Menüs aus:

Weiterbildungstypen:

Wählen Sie die Schulungspflicht innerhalb der Einstellungen eines Weiterbildungstypen mit Hilfe des dafür vorgesehenen Drop-Down Menüs aus:

E-Learnings:

Wählen Sie die Schulungspflicht innerhalb der Einstellungen eines E-Learnings mit Hilfe des dafür vorgesehenen Drop-Down Menüs aus: