Evalea bietet die Möglichkeit, mithilfe von Regeln verschiedene Zuweisungen und Aktionen während eines Datei-Imports automatisch auszuführen. Dies erleichtert das Einpflegen, Aktualisieren und Bearbeiten von Kontaktdaten.
Zugriff auf Kontakt-Import-Regeln
- Navigieren Sie zu Einstellungen → Datei-Import → Ihrem Stammdaten-Import.
- Sollte kein Stammdatenimport hinterlegt sein, schauen Sie hier: Datei-Importe
- Anschließend finden Sie die Übersicht der Regeln, die Sie erstellen, bearbeiten und anwenden können, innerhalb der vier Reiter des Importes:
Regel-Übersicht
Die Regel-Übersicht bietet folgende Funktionen:
- Suchfunktion: Suchen Sie nach dem Namen der Regel, nach Optionen oder Kriterien.
- Filterfunktion: Nutzen Sie den Filter, um sich beispielsweise nur Regeln für das Hinzufügen von Schulungspflichten anzeigen zu lassen.
- Regel hinzufügen: Fügt weitere Regeln zum Kontakte-Import hinzu.
- Drag-and-Drop: Ändern Sie die Reihenfolge der Regeln, indem Sie das Symbol anklicken und die Regel verschieben.
- Name der Regel
- Option(en) der Regel
- Bedingung(en) der Regel
- Regeln manuell ausführen: Das Play-Symbol ermöglicht die sofortige Anwendung der Regel auf alle Mitarbeitenden, unabhängig davon, ob sie Teil der Importdatei sind.
- Regeln bearbeiten: Bearbeiten Sie bestehende Regeln über das Zahnrad-Symbol.
- Regeln löschen: Löschen Sie die Regeln mit dem Mülleimer-Symbol.
Hinweis
Die Reihenfolge der Regeln kann einen Einfluss auf Ihren gewünschten Effekt haben.
Die Regeln werden bei jedem Daten-Import der Reihenfolge von oben nach unten durchgeführt.
Erstellen einer neuen Regel
Nach Klicken auf das „+“-Symbol öffnet sich ein Pop-up, in dem Sie aus folgenden Regeltypen wählen können:
Status in Evalea setzen
Ermöglicht das automatische Setzen auf aktiv oder inaktiv von Mitarbeitenden anhand eines oder mehrerer Merkmales innerhalb der Mitarbeitendenprofile. So können beispielsweise Mitarbeitende, welche den Personio-Status “inaktiv” hinterlegt haben, auch automatisch in Evalea als inaktiv markiert werden. Ein weiteres Beispiel ist das automatische inaktiv setzen, sofern das Datum des Vertragsendes in der Vergangenheit liegt.
In diesem Beispiel werden alle Mitarbeitenden, deren Vertragsende in der Vergangenheit liegt, als inaktiv markiert. Somit verlieren sie den Zugang zu Evalea, bis sie wieder den Status “Aktiv” erhalten.
Nutzer Anlegen
Erstellt automatisch einen Systemzugang mit der hinterlegten E-Mail-Adresse anhand eines Merkmales innerhalb der Mitarbeitendenprofile. Sollte keine E-Mail-Adresse vorliegen, wird kein Zugang erstellt. Bitte beachten Sie, dass die für den Systemzugang genutzte E-Mail-Adresse sich nicht automatisch ändern, sollte eine neue E-Mail-Adresse innerhalb des Mitarbeitendenprofils vorliegen. Nähere Informationen finden Sie hier: Änderung der Zugangsdaten.
Zudem können Sie entscheiden, ob eine E-Mail mit den Zugangsdaten versendet werden, sowie die bereits hinterlegten Rollen überschrieben werden sollen.
Hinweise:
- Unsere Empfehlung für Unternehmen, welche mit Microsoft Single Sign-On (SSO) arbeiten: Anmeldeinformation per E-Mail versenden = Nein
- Es empfiehlt sich, ein Datenfeld in den Stammdaten zu pflegen, welches angibt, ob es sich um einen Mitarbeitenden oder eine Führungskraft handelt ("Führungskraft Ja / Nein") und die Regel anhand dieses Merkmales einzustellen.
In diesem Beispiel erhalten alle Mitarbeitende, welche innerhalb des Datenfeldes "Führungskraft Ja / Nein" den Wert “Nein” hinterlegt haben, automatisch den Systemzugang mit der Rolle “Teilnehmer” zugewiesen. Die Mitarbeitenden erhalten eine E-Mail mit deren Zugangsdaten. Ehemalige Führungskräfte, welche vorher den Wert “Ja” innerhalb des Datenfeldes “Führungskraft Ja / Nein” stehen haben, nun jedoch den Wert “Nein” hinterlegt haben, erhalten ebenfalls die Rolle “Teilnehmer” und die ehemalige Führungskraft-Rolle wird überschrieben.
Kompetenzprofile zuweisen
Ermöglicht das automatische Zuweisen von einem oder mehreren Kompetenzprofile an Mitarbeitende anhand eines Merkmales innerhalb der Mitarbeitendenprofile.
Der “Sync”-Modus ermöglicht das automatische Entfernen der Kompetenzprofile von allen Mitarbeitenden, sofern das ausgewählte Merkmal nicht zutrifft.
In diesem Beispiel wird das Kompetenzprofil “Beispiel Kompetenzprofil” an alle Mitarbeitende, welche den Wert “Auenland” innerhalb des Datenfeldes “Team” hinterlegt und die Rolle "Teilnehmer zugewiesen haben, zugewiesen. Durch den aktivierten Sync-Modus wird das ausgewählte Kompetenzprofil bei allen anderen Mitarbeitenden entfernt.
Zu Learning Journeys hinzufügen
Ermöglicht das automatische Zuweisen von Mitarbeitenden zu von Ihnen erstellten Learning Journeys.
In diesem Beispiel werden alle Mitarbeitende, welche am Tag der Regel-Auslösung in das Unternehmen eintreten und innerhalb des Datenfeldes “Team” einen Wert hinterlegt haben, welcher “Evalea” enthält, zu der Learning Journey “Onboarding” hinzugefügt. Die Option “Ist heute” bei dem Feld “Vertragsbeginn” hat den Vorteil, dass ausschließlich Neueintritte zu einer spezifischen Learning Journey hinzugefügt werden können.
Zu E-Learnings hinzufügen
Ermöglicht das automatische Zuweisen von Mitarbeitenden zu von Ihnen erstellten E-Learnings.
In diesem Beispiel werden alle Mitarbeitende, welche innerhalb des Datenfeldes “E-Mail” einen beliebigen Wert hinterlegt haben und am Tag der Regel-Auslösung in das Unternehmen eintreten, zu dem E-Learning “Datenschutz” hinzugefügt. Die Option “Ist heute” bei dem Feld “Vertragsbeginn” hat den Vorteil, dass ausschließlich Neueintritte zu einem spezifischen E-Learning hinzugefügt werden können.
Schulungspflicht hinzufügen
Ermöglicht das automatische Zuweisen von einer oder mehreren Schulungspflichten an Mitarbeitende anhand eines Merkmales innerhalb der Mitarbeitendenprofile.
Der “Sync”-Modus ermöglicht das automatische Entfernen der Schulungspflicht von allen Mitarbeitenden, sofern das ausgewählte Merkmal nicht zutrifft.
Der Start der Schulungspflicht wird benötigt, um Erinnerungen an Schulungspflichten versenden zu können. Ab diesem Tag läuft die Schulungspflichtgültigkeit ab.
In diesem Beispiel wird die Schulungspflicht “Datenschutz” allen Mitarbeitenden aus den Standorten Berlin, Essen, Frankfurt, Hamburg, Köln und Leipzig zugewiesen, sofern die Mitarbeitenden der Standorte den Wert “Sales” innerhalb des Datenfeldes “Team” hinterlegt haben . Die Schulungspflichtgültigkeit läuft ab dem Tag der Zuweisung ab, sodass mit Hilfe der Erinnerungen an Schulungspflichten gearbeitet werden kann. Bei allen anderen Mitarbeitenden, welche nicht einen der Werte innerhalb des Datenfeldes “Standort” hinterlegt, sowie innerhalb des Feldes “Team" etwas anderes stehen haben, als Sales, wird die Schulungspflicht entfernt.
Schulungspflicht entfernen
Ermöglicht das automatische Entfernen von bereits zugewiesenen Schulungspflichten aus den Mitarbeitendenprofilen anhand eines Merkmales innerhalb der Profile.
In diesem Beispiel wird die Schulungspflicht “Datenschutz” aus allen Mitarbeitendenprofilen entfernt, bei welchen nicht der Wert “London” innerhalb des Datenfeldes “Standort” hinterlegt ist.
Zu Gruppen hinzufügen
Ermöglicht das automatische Zuweisen von Mitarbeitenden zu von Ihnen erstellten Gruppen. Bitte beachten Sie, dass Mitarbeitende nicht automatisch aus Gruppen entfernt werden können. Diese Gruppen können anschließend manuell in Weiterbildungen, E-Learnings, Learning Journeys und Befragungen gesammelt hinzugefügt werden. Außerdem können Gruppen zur manuellen Gesprächs-Routinen-Erstellung, Schulungspflicht-Zuweisung, sowie Kompetenzprofil-Zuweisung genutzt werden.
In diesem Beispiel werden alle Mitarbeitende, welche den Wert “Auenland” innerhalb des Datenfeldes “Team” hinterlegt haben, zu einer oder mehreren beliebigen Gruppen hinzugefügt.
Wert für ausgewähltes Feld setzen
Ermöglicht das Eintragen eines von Ihnen definierten Wertes in einem beliebigen Datenfeld anhand eines vorab definierten Merkmales.
In diesem Beispiel wird der Wert “5009” für alle Mitarbeitenden in das Datenfeld “Kostenstelle” eingetragen, welche innerhalb des Datenfeldes “Abteilung” den Wert “HR” hinterlegt haben.
Zusätzliche Option für geschlossenes Feld markieren
Ergänzung für die Regel “Wert für ausgewähltes Feld setzen”. Nur möglich für geschlossene Datenfelder mit Mehrfachauswahl. Markiert eine zusätzliche Option innerhalb des Feldes, ohne, dass andere Werte beeinflusst werden, welche durch die Regel “Wert für ausgewähltes Feld setzen” überschrieben würden.
In diesem Beispiel werden die zusätzliche Optionen “Funktion 1” und “Funktion 2” innerhalb des Datenfeldes “Funktion” allen Mitarbeitenden zugewiesen, welche:
Innerhalb des Datenfeldes “Abteilung” das Wort “Produktion” enthält und das Datenfeld “Team” nicht das Wort “Lebensmittelkontrolle” enthält und innerhalb des Datenfeldes “Bereich” das Wort “Fertigung” hinterlegt und das Datenfeld “E-Mail” nicht leer ist.
Führungskräftezuordnung überschreiben
Überschreibt die Logik der Zuweisung der Führungskraft. Die Inhalte der des Datenfeldes “Führungskraft” werden anschließend nicht mehr mit der E-Mail-Adresse oder Personalnummer abgeglichen, sondern dem ausgewählten Feld.
In Evalea Kontakt-ID übersetzen
Überschreibt beispielsweise die Personalnummer mit der individuellen Evalea-ID.
In diesem Beispiel wird die individuelle Evalea-ID als Personalnummer bei allen Mitarbeitenden hinterlegt. Diese Regel lohnt sich für Unternehmen, welche keine klassischen Personalnummern nutzen.
Führende Nullen aus Personalnummer entfernen
Ermöglicht das Entfernen von vorangestellten Nullen vor der Personalnummer. Beispiel: 01234 → 1234
In diesem Beispiel werden die Nullen vor der Personalnummer von allen Mitarbeitenden entfernt.
Kontakt überspringen
Ermöglicht das Überspringen von Kontakten in der Import-Datei anhand eines Merkmales innerhalb der Mitarbeitendenprofile. Diese Kontakte werden nicht nach Evalea übertragen. Beispiel: Alle Mitarbeitende mit dem Status “Onboarding” sollen nicht nach Evalea übertragen werden.
In diesem Beispiel werden Profile, welche innerhalb der Stammdaten den Wert “Onboarding” im Feld “Status in Personio” hinterlegt haben, nicht nach Evalea importiert.
Kontaktdaten löschen
Ermöglicht das unwiderrufliche Löschen von bestehenden Profilen in Evalea. Bitte beachten Sie, dass auch sämtliche Dateien und Teilnahmen an E-Learnings und Weiterbildungen gelöscht werden.
In diesem Beispiel werden alle inaktiven Mitarbeitenden aus Evalea gelöscht. Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann.
Hinweis
- Regel “zu Gruppen hinzufügen”: Diese Mitarbeitenden werden nicht aus den zugewiesenen Gruppen entfernt, sofern die Bedingung nicht mehr übereinstimmt.
- Der Synchronisierungs-Modus ist für die Regeln “Schulungspflichten zuweisen”, sowie “Kompetenzprofile zuweisen” verfügbar.
Filter der Regel auswählen (Mitarbeitende identifizieren)
Schritt 1: Filter aktivieren
Entscheiden Sie, ob die Regel auf alle Mitarbeitendenprofile des Datei-Importes oder nur auf bestimmte Mitarbeitende des Importes an Hand von Filter angewandt werden soll:
Schritt 2: Filter hinzufügen
Fügen Sie Filter hinzu, sofern Filter im vorherigen Schritt aktiviert wurden:
Schritt 3: Filter-Arten
Wählen Sie aus folgenden Filter-Arten aus:
- Feld: Datenfelder aus den Mitarbeitendenprofilen
- Rolle: Zugewiesene Benutzerrollen
- Gruppe: Wählen Sie aus vorhandenen Gruppen aus
- Kompetenzprofil: Wählen Sie aus zugewiesenen Kompetenzprofilen aus
Feld:
Mit Hilfe des Kriteriums “Feld” können alle Felder aus den Mitarbeitendenprofilen ausgewählt werden:
Rolle:
Mit Hilfe des Kriteriums “Rolle” können alle vorhandenen System-Rollen ausgewählt werden:
Sofern “ist in der Liste” ausgewählt wurde, können mehrere Rollen gleichzeitig ausgewählt werden.
Sollten mehrere Rollen ausgewählt sein, werden diese mit einem “Oder” verknüpft.
Gruppe:
Mit Hilfe des Kriteriums “Gruppe” kann ausgewählt werden, ob die Regel für alle Mitarbeitenden gilt, welche nicht teil einer Gruppe (ist leer), welche Teil einer beliebigen Gruppe (ist nicht leer) oder Teil einer bestimmten Gruppe (ist in der Liste) sein sollen.
Sofern “ist in der Liste” ausgewählt wurde, kann im nächsten Schritt mit einer Listenauswahl aus einer oder mehreren Gruppen ausgewählt werden.
Sofern mehrere Gruppen ausgewählt werden, werden diese mit einem “Oder” verknüpft.
Kompetenzprofil:
Mit Hilfe des Kriteriums “Kompetenzprofil” kann ausgewählt werden, ob die Regel für alle Mitarbeitenden gilt, welche kein Kompetenzprofil (ist leer), welche einem beliebigen Kompetenzprofil (ist nicht leer) oder einem bestimmten Kompetenzprofil (ist in der Liste) zugewiesen sind.
Sofern “ist in der Liste” ausgewählt wurde, kann im nächsten Schritt mit einer Listenauswahl aus einem oder mehreren Kompetenzprofilen ausgewählt werden.
Sofern mehrere Kompetenzprofile ausgewählt werden, werden diese mit einem “Oder” verknüpft.
Schritt 4: Relation bestimmen
Mit dem Auswahlfeld in der Mitte stellen Sie die Relation vom Ersten Feld zum zweiten Feld her.
Schritt 5: Wert hinzufügen
Fügen Sie anschließend einen Wert hinzu. Kontrollieren sie zudem, wie vielen Mitarbeitenden den Filtern der Regel entsprechen. Das Klicken auf die Anzahl der Kontakte zeigt Ihnen genau, welche Mitarbeitenden von der Regel betroffen sind:
Schritt 6: Weitere Filter hinzufügen und Speichern
Wiederholen sie Schritte 2 bis 6, um die Regel möglichst fein zu justieren und exakt die gesuchten Mitarbeitendenprofile zu identifizieren.
Hinweis:
Datumsbasierte Datenfelder (Vertragsbeginn, Vertragsende, Ende der Probezeit, Geburtstag, etc.) besitzen weitere datumsbasierte Relationen, welche für das Filtern verwendet werden können:
Beispiel:
Ausschließlich neue Mitarbeitende sollen eine spezifische Schulungspflicht zugewiesen bekommen: “Ist heute”.
Regeln manuell ausführen
Regeln können auch unabhängig von einem neuen Import manuell angewendet werden.
- Klicken Sie auf das Play-Symbol der Regel.
- Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage.
Hinweis
Die Regel wird auf alle zutreffenden Mitarbeitenden angewendet, einschließlich inaktiver Profile und Profile, welche nicht durch den betreffenden Datei-Import importiert wurden.
Vorteile der Kontakt-Import-Regeln
- Effizienz: Automatisierte Prozesse sparen Zeit.
- Flexibilität: Anpassbare Regeln für spezifische Anforderungen.
- Fehlerreduktion: Klare Struktur und automatisierte Abläufe minimieren menschliche Fehler.