Funktion: Datenfelder ermöglichen es, Informationen innerhalb der Mitarbeiterprofile, Weiterbildungen, E-Learnings, Weiterbildungstypen und Kompetenzprofile individuell anzupassen und zu verwalten. Diese können frei gestaltet und angepasst werden.
Übersicht der Datenfelder
- Wählen Sie die Art der zu bearbeitenden Datenfelder aus
- Fügen Sie neue Datenfelder hinzu
- Live-Vorschau der Datenfelder
- Verschieben der Datenfelder via Drag&Drop
- Optionen, pro Datenfeld, welche erscheinen, sobald Sie mit der Maus darüber fahren.
Optionen:
- Feldart: Offenes Textfeld, Textbereich, Formatierter Text, Datum, Nummer, Dezimalzahl, Berechnete, Trennelement, Kontrollkästchen, geschlossenes Feld (Single-Choice), Multiple-Choice-Feld oder Kontakt.
- Zugriffsberechtigungen: Definieren Sie, welche Rollen das Datenfeld sehen, sowie bearbeiten dürfen.
- Einstellungen: Ermöglicht das Bearbeiten des hinterlegten Datenfeldes.
- Ein-/Ausblenden: Klicken Sie auf das Augen-Symbol, um ein Datenfeld sichtbar oder unsichtbar zu machen.
- Löschen: Entfernt das Datenfeld aus der Übersicht.
Hinweis
- Bitte beachten Sie, dass Evalea Standard-Datenfelder weder gelöscht, ausgeblendet, noch bearbeitet werden können.
- Das Datenfeld “Kontakt” setzt nicht voraus, dass hinterlegte Kontakte Zugriff auf das jeweilige Profil haben. Sie ermöglichen und erleichtern unter anderem die zusätzliche Personenauswahl bei Anträgen. Für weitere Informationen siehe Eintrag Anträge.
Zudem können Kontakt-Felder als Zugriffs-Identifikator innerhalb der dynamischen Berechtigungen genutzt werden.
Erstellen eines Datenfeldes
Beispiel: Erstellen eines neuen Datenfeldes im Mitarbeiterprofil
1. Bereich auswählen:
- Navigieren Sie zu Einstellungen → Datenfelder → "Mitarbeitende" und klicken Sie auf das „+“-Symbol.
2. Pop-Up ausfüllen:
- Name des Datenfeldes: "Beispiel Datenfeld".
- Typ: Text.
- Sprachen: Definieren Sie Sprachversionen für das Feld.
- Speichern Sie das Datenfeld.
3. Verwendung im Mitarbeiterprofil:
- Das neue Datenfeld ist nun im entsprechenden Profil verfügbar und kann bei der Pflege der Stammdaten genutzt werden.
Hinweis:
Neue Datenfelder für Mitarbeitendenprofile müssen potenziell auch Ihrem Datei-Import hinzugefügt werden. Nähere Informationen finden Sie hier: Kontakte- und Weiterbildungshistorienimport erstellen
Einstellungen für Datenfelder
Zugriffsrechte definieren:
1. Weiterbildungen:
- Rollenbasiert festlegen, welche Datenfelder sichtbar oder bearbeitbar sind.
- Zugriff auf Weiterbildungsdetails und Mitarbeitendenprofile einstellen.
2. Mitarbeitendenprofile:
- Unterschiedliche Zugriffsrechte für interne und externe Mitarbeitende.
- Datenfelder wie „Intern/Extern“ können durch Aktivieren über das Auge-Symbol eingeblendet werden.
Wert-Funktion:
- Werte bei geschlossenen Datenfeldern ermöglichen eine eindeutige Zuordnung in der Datenbank.
Neue Option hinzufügen (z.B. bei Datenfeldern Typ Mehrfachauswahl)
- Klicken Sie auf Option hinzufügen (oder eine vergleichbare Schaltfläche z. B. „+“, „Neue Auswahl anlegen“).
- Tragen Sie im Eingabefeld die Bezeichnung der neuen Option ein (z. B. Standort D, Senior-Level, Projektgruppe X).
- Bestätigen Sie die Eingabe durch Speichern.
Besonderheiten
- Änderungen an Datenfeldern werden sofort wirksam.
- Systemrelevante Felder können nicht verändert oder gelöscht werden.
- Anpassungen für spezifische Rollen bieten flexible Steuerungsmöglichkeiten für Zugriffe und Bearbeitungen.
- Sind bestimmte Optionen bzw. Bezeichnungen eines Datenfeldes gelöscht worden, wird dies mit einem Warnzeichen vor dem jeweiligen Datenfeld innerhalb des Mitarbeiterprofils angezeigt. Um dieses Warnzeichen aufzuheben, fügen Sie die gelöschte Option dem Datenfeld wieder hinzu.
Praxisbeispiel: Anpassung der Unternehmensterminologie
Szenario:
Ihr Unternehmen möchte den Begriff „Abteilung“ systemweit in „Organisationseinheit“ ändern, um die Software an das interne Wording anzupassen.
Vorgehensweise:
- Navigieren Sie in die Einstellungen zum Bereich Datenfelder.
- Suchen Sie das Feld „Abteilung“ innerhalb des Reiters “Mitarbeitende” und klicken Sie auf das Zahnrad zum Bearbeiten.
- Überschreiben Sie den Namen im Feld der jeweiligen Sprache mit „Organisationseinheit“.
- Speichern Sie die Änderung ab.
Bitte beachten Sie, dass die Bearbeitung abhängig vom Datenfeld-Typ ist.