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E-Mail-Optionen

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Übersicht Aufbau der E-Mail-Optionen Versandeinstellungen Versand über Evalea-Standardadresse (info@evalea.app) Versand über eigenen Mailserver (via SMTP-Zugangsdaten) Versand über eigene Domain mit DNS Eintrag (SPF/DKIM/DMARC) Vorlagen bearbeiten und erstellen Verfügbare Tags

Übersicht

Mit den E-Mail-Optionen können Sie Vorlagen für E-Mails erstellen und bearbeiten, die modulspezifisch innerhalb von Evalea verwendet werden.

 

Aufbau der E-Mail-Optionen

 

  1. Versandeinstellungen: Legen Sie fest, ob Evalea-Standard oder ein individuelles SMTP-Postfach verwendet wird.
  2. Modulübersicht: Zeigt alle versendbaren Nachrichten-Typen pro Modul.
  3. Bearbeitung der Nachrichten-Typen: Ermöglicht das Bearbeiten bestehender Vorlagen.
  4. Bearbeitung der E-Mail-Nachrichten-Impulse: Anpassung der Vorlagen, die für E-Mail-Impulse verwendet werden.
  5. Bearbeitung der Vorlagen für Outlook Impulse: Anpassung der Vorlagen, die für Outlook-Impulse verwendet werden.

 

Hinweis

Unterhalb der einstellbaren Vorlagen finden Sie systemseitige Standardnachrichten, welche nicht bearbeitet werden können. Eine Vorschau dieser Nachrichten kann über das Lupen-Symbol angezeigt werden.

 

 

Versandeinstellungen

Evalea bietet drei Versandalternativen:

  1. Versand über Evalea-Standardadresse (info@evalea.app)
  2. Versand über eigenen Mailserver (via SMTP-Zugangsdaten)
  3. Versand über eigene Domain mit DNS Eintrag (SPF/DKIM/DMARC)

Versand über Evalea-Standardadresse (info@evalea.app)

Nachrichten werden über das Evalea-Postfach info@evalea.app versendet.

  • Anzeigename: Name, der im E-Mail-Programm des Empfängers angezeigt wird.
  • Antwortadresse: E-Mails gehen an die hier eingetragene Adresse. Fehlt diese, wird an info@evalea.app gesendet.
  • Testen: Überprüfung der Einstellungen durch Versenden einer Testnachricht.

Versand über eigenen Mailserver (via SMTP-Zugangsdaten)

Hier wird ein eigenes SMTP-Postfach für den Versand genutzt. Dieses Postfach kann von Ihnen verwaltet werden.

  • Host: Serveradresse.
  • Port: Portnummer des SMTP-Servers.
  • Benutzername: Zur Authentifizierung am Server.
  • Passwort: Authentifizierungspasswort.
  • Absendername: Name, der im E-Mail-Programm angezeigt wird.
  • Absender E-Mail: Adresse, die als Absender angezeigt wird.
  • Verschlüsselung: Auswahl der Sicherheitsstandards.
  • Testen: Überprüfung der Einstellungen durch Versenden einer Testnachricht.

 

Versand über eigene Domain mit DNS Eintrag (SPF/DKIM/DMARC)

Um eine optimale Zustellbarkeit Ihrer System-E-Mails zu gewährleisten und zu verhindern, dass diese als Spam markiert werden, bietet Evalea die Möglichkeit, E-Mails direkt über Ihre eigene Unternehmensdomain zu versenden.

 
1. Konfiguration in Evalea
Bevor die IT-Abteilung die technischen Anpassungen vornimmt, müssen die Absenderinformationen im System hinterlegt werden:
 
  • Absendername: 
    Tragen Sie hier den Namen ein, der den Empfängern im Posteingang angezeigt werden soll (z. B. „Evalea Personalentwicklung“ oder „HR-Team [Unternehmen]“).
  • Absenderadresse: 
    Hinterlegen Sie die gewünschte E-Mail-Adresse (z. B. personalentwicklung@ihre-domain.de).
 
 
 
2. Technische Einrichtung durch die IT (DNS-Einträge)
Damit Evalea berechtigt ist, E-Mails im Namen Ihrer Domain zu versenden, muss Ihre IT-Abteilung einen sogenannten SPF-Eintrag (Sender Policy Framework) in den DNS-Einstellungen Ihrer Domain ergänzen.
 
Schritte für die IT:
Bestehenden SPF-TXT-Record in den DNS-Einstellungen prüfen.
Evalea als berechtigten Versandserver autorisieren: include:spf.evalea.de
 
Beispiel:
v=spf1 include:_spf.google.com include:spf.evalea.de ~all 
 

Hinweis:

Falls bereits ein SPF-Eintrag existiert, darf kein zweiter angelegt werden. Der bestehende Eintrag muss lediglich um include:spf.evalea.de ergänzt werden.
 
 

 

2.2 DKIM (empfohlen)
Für eine optimale Zustellbarkeit empfehlen wir zusätzlich die Einrichtung von DKIM (DomainKeys Identified Mail).
DKIM signiert ausgehende E-Mails kryptografisch und erhöht die Vertrauenswürdigkeit gegenüber großen Mail-Providern.
Die Einrichtung erfolgt über einen zusätzlichen DNS-Eintrag (CNAME oder TXT).
Gerne stellen wir Ihnen die hierfür erforderlichen DNS-Werte bereit.
 

 
 
 
2.3 DMARC (empfohlen)
Zusätzlich empfehlen wir die Einrichtung eines DMARC-Eintrags.
DMARC legt fest, wie empfangende Mailserver mit E-Mails umgehen sollen, die SPF- oder DKIM-Prüfungen nicht bestehen, und schützt Ihre Domain vor Missbrauch.
 
Beispiel für einen DMARC-Eintrag:
v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@ihre-domain.de 
 
Ihre IT-Abteilung kann die Richtlinie später schrittweise verschärfen (z. B. auf quarantine oder reject).
 
3. Test und Aktivierung
Sobald die DNS-Änderungen aktiv sind (dies kann je nach Provider bis zu 24 Stunden dauern), können Sie die Einrichtung in Evalea abschließen:
Klicken Sie auf „Test“, um eine Test-E-Mail zu versenden und die Konfiguration zu prüfen.
Wenn der Test erfolgreich war, speichern Sie die Einstellungen mit „Speichern“.

 

Vorlagen bearbeiten und erstellen

  1. Vorlage auswählen: Wählen Sie die Vorlage über das Zahnrad aus.
  2. Bezeichnung der Nachricht: Die Bezeichnung sollte eine klare Zuordnung ermöglichen (nur für HR sichtbar).
  3. Betreff bearbeiten: Individueller E-Mail-Betreff.
  4. Formatierungsoptionen: Schriftart, Größe, Farbe und Stil.
  5. Tags verwenden: Personalisieren Sie die Nachricht mit Daten aus Evalea (z. B. Name des Empfängers, Weiterbildungstermin).

Verfügbare Tags

  • Weiterbildungsdetails: Name, Datum, Ort, Zeiten.
  • Empfängerdetails: Anrede, Vorname, Nachname, E-Mail.
  • Managerdetails: Name und Anrede der Führungskraft.
  • Trainerdetails: Vollständiger Name.
  • Evaluation: Befragungslink.
  • Allgemeine Informationen: Lernziel, Teilnehmerstatus-Link.

     

Hinweis

  • Vorlagen können nur innerhalb des spezifischen Nachrichten-Typs verwendet werden (z. B. Reaktionsphase, E-Mail-Impuls, Befragungen, etc.)
  • Das Bearbeiten einer E-Mail-Vorlage hat keinen Einfluss auf bereits erstellte Weiterbildungen. Die E-Mail-Vorlage muss manuell innerhalb der Weiterbildungen angepasst werden.
  • “(Standardnachricht)” markiert die Nachrichtenvorlage, welche verwendet wird, sofern die Vorlage innerhalb eines Impulses nicht angepasst wird.
  • Sie können beliebig viele Nachrichten-Vorlagen pro Typ erstellen und innerhalb der Weiterbildungs-Impulse entscheiden, welche Vorlage Sie nutzen möchten: