Mit Hilfe der "Import hinzufügen" Funktion können Sie Ihren eigenen Import erstellen.
Nach Klicken auf "Import hinzufügen":
- Legen Sie einen Namen für den Import fest
- Legen Sie eine Beschreibung für den Import fest
- Wählen Sie die Art des Importes aus:
- Wählen Sie zischen Kontakte oder Weiterbildungshistorie-Import aus
Arten der Importe:
- Manueller Upload: Upload mit Hilfe einer Excel Datei
- Automatischer Abruf - CURL
- Automatischer Abruf - FTP
- Automatischer Abruf - E-Mail
Die Konfigurationseinstellungen für den automatischen Import werden von Evalea beim automatischen Abruf hinterlegt:
Kontakte Import
Mit Hilfe des Kontakte-Importes lassen sich die Stammdaten Ihrer Mitarbeitenden in Evalea einlesen und pflegen.
Nach Klicken auf "Weiter" haben Sie die Möglichkeit, die Spalten Ihrer Import-Datei zu definieren:
Hinweis
Bei Import der Datei müssen die Spaltenbezeichnung Ihrer import-Datei mit der von Ihnen definierten Spaltenbezeichnung in Evalea 1:1 übereinstimmen.
Das erneute Klicken auf "Weiter" ermöglicht es, die Spalten aus dem Import mit den Datenfeldern in Evalea zu verknüpfen:
Hinweis
Noch nicht in Evalea hinterlegte und benötigte Datenfelder können Sie mit Hilfe der Datenfelder anlegen und verknüpfen.
Im nächsten Schritt müssen Sie einen Identifikator definieren, mit dessen Hilfe Evalea die von Ihnen importierten Kontakte aktualisieren kann:
Zu Guter Letzt erfolgt eine letzte Überprüfung der von Ihnen eingetragenen Daten. Das Klicken auf "Abschließen" schließt den Prozess ab und Sie finden Ihren neuen Import innerhalb Ihrer Einstellungen -> Datei-Importe
Weiterbildungshistorie Import
Mit Hilfe des Weiterbildungshistorien-Import lassen sich Weiterbildungen, sowie Teilnahmen an Weiterbildungen historisch in Evalea einpflegen.
Jede Zeile ist eine Teilnahme an einer neuen oder bereits in Evalea existierenden Weiterbildung.
Auch für Weiterbildungen müssen die Spalten Ihrer Import-Datei definiert werden.
Wichtig: Definieren Sie Felder für die Weiterbildungen und für die Teilnehmer der Weiterbildungen:
Anschließend müssen die Felder bezüglich der Kontakt-Zuordnung definiert werden, damit Evalea die jeweiligen Weiterbildungen den richtigen Mitarbeitenden zuweist:
Es folgt die Zuordnung der Weiterbildungsfelder mit den Datenfeldern der Weiterbildungen in Evalea.
Die Kontaktbezogenen Spalten können Sie hier ignorieren:
Im vorletzten Schritt kann definiert werden, was mit Weiterbildung identischer Werte geschehen soll:
In diesem Beispiel werden Weiterbildungen der Import-Datei gruppiert, sofern sie den gleichen Namen und das gleiche Anfangsdatum hinterlegt haben. Somit wird nur eine Weiterbildung in Evalea erstellt.
Beispiel:
Zeile 1: Weiterbildung A - Anfangsdatum: 11.07.2025 - Enddatum: 11.07.2025 - Vorname: Mitarbeiter 1 - Nachname: Beispiel 1 - Personalnummer: 123
Zeile 2: Weiterbildung A - Anfangsdatum: 11.07.2025 - Enddatum: 11.07.2025 - Vorname: Mitarbeiter 2 - Nachname: Beispiel 2 - Personalnummer: 456
Zeile 1: Weiterbildung A - Anfangsdatum: 11.07.2025 - Enddatum: 11.07.2025 - Vorname: Mitarbeiter 3 - Nachname: Beispiel 3 - Personalnummer: 789
Es wird nur eine neue Weiterbildung erstellt. Alle drei Mitarbeitenden werden dieser Weiterbildung als Teilnehmende zugewiesen.
Das eindeutige Merkmal dient dem Zusammenführen von bereits in Evalea existierenden Weiterbildungen.
In diesem Beispiel werden die Teilnehmer aus der Import-Datei, zu der bereits in Evalea existierenden Weiterbildung hinzugefügt, sofern diese den exakt gleichen Namen wie in der import Datei hinterlegt hat:
Innerhalb des letzten Schrittes erfolgt eine abschließende Überprüfung der von Ihnen eingetragenen Daten. Nach Klicken auf "Abschließen" finden Sie Ihren Weiterbildungshistorien-Import unter Ihrem gewählten Namen innerhalb der Einstellungen -> Datei Importe.
Import-Einstellungen
- Entscheiden Sie mit der Option, ob Datenfelder, welche innerhalb des Importes leer sind, bestehende Daten in Evalea überschreiben und somit leeren sollen. Die bestehenden Werte in Evalea gehen somit verloren.