Impulse sind hilfreiche Werkzeuge zur Evaluierung von Weiterbildungen durch Befragungen oder zur gezielten Information der Mitarbeiter.

Erstellen eines Impulses

Einen neuen Impuls erstellen Sie über das + Symbol unterhalb der Impulse. Anschließend können Sie mit Hilfe des Dropdown-Menü die Art des Impulses auswählen:

Verwaltung von Impulsen

Nach der Erstellung laufen alle Impulse innerhalb der Weiterbildung auf. Die Funktionen im Impuls-Bereich umfassen:
 

1. Vorschau des versendeten Fragebogens.
2. Testnachricht senden: Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein, um eine Test-Nachricht zu erhalten. Test-Nachrichten werden mit ausgefüllten Platzhaltern als Vorschau gesendet.
3. Impuls manuell starten.
4. Impuls bearbeiten: Dies ist nur möglich, solange der Impuls noch nicht gestartet ist.
5. Erinnerungen versenden: Senden Sie an Teilnehmer, die den Fragebogen noch nicht ausgefüllt haben, Erinnerungen. Sie können entscheiden, an wen der Reminder gesendet wird, und sehen das Datum und die Anzahl der bisherigen Erinnerungen. (Weitere Anpassungen an Erinnerungs-E-Mails sind unter E-Mail-Optionen möglich).
6. Impuls manuell beenden.
7. Ergebnisse manuell nachtragen: Nachdem ein Impuls beendet wurde.
8. Fragebogen drucken.
9. Ergebnis-Übersicht aufrufen.
10. Impuls löschen: Dies ist nur möglich, solange der Impuls noch nicht gestartet wurde.

Evaluationen

Evaluationen sind eine der häufigsten Impulsarten und können in verschiedenen Phasen eingesetzt werden:

1. Reaktionsphase: Sofortiges Feedback nach einer Weiterbildung.
2. Transferbefragung: Zur Messung der nachhaltigen Umsetzung von Inhalten.
3. Vorbefragung: Zur Ermittlung des Wissensstands und der Erwartungen.

Transferbefragung und Vorbefragung

1. Befragungsmethode: Bestimmen Sie, wie die Einladung zur Befragung kommuniziert wird: Online-Code, E-Mail
2. Zielgruppe: Bestimmen Sie, ob der Impuls für alle Teilnehmenden, nur für die Führungskräfte der Teilnehmenden oder für die Trainer der Weiterbildung vorgesehen ist.
3. Statusfilter wählen: (gilt nur zur Auswahl, wenn Zielgruppe “Teilnehmer” gewählt wurde) Innerhalb der Zielgruppe können Sie spezifische Teilnehmenden auswählen, wie z.B. alle, nur Teilnehmende, Abgesagte, Wartelisten-Teilnehmende, etc.
4. Versanddatum: Legen Sie das Startdatum des Impulses fest.
5. Enddatum: Definieren Sie, wann der Impuls automatisch endet. Bei Befragungen können Teilnehmer ab diesem Tag nicht mehr teilnehmen.
6. Automatische Erinnerung Ja/Nein: Erfolgt anhand standardmäßig festgelegter Intervalle.
7. Fragebogen: Wählen Sie einen Fragebogen aus, den die Teilnehmenden ausfüllen sollen. Sie können entweder Evalea-Standardbögen oder eigene Fragebögen nutzen. (Weitere Informationen finden Sie im Fragebogen-Editor).
8. Nachricht: Erstellen Sie eine Einladung für die Befragung oder wählen Sie eine gespeicherte Nachricht. Weitere Informationen zur Erstellung finden Sie unter:

Anschließend klicken Sie auf “Speichern”.
 

Jede Evaluation ist mit einem Fragebogen verknüpft, den Sie entweder als Evalea-Standardfragebogen oder selbst erstellt auswählen können. Der Fragebogen-Editor ist im Kapitel Fragebogen-Editor beschrieben.

Um die Rücklaufquote zu verbessern, können Sie eine Erinnerung manuell über den Reminder-Button senden oder eine automatische Erinnerung über einen Standard definieren.

Auto-Feedback

Mit dem Auto-Feedback können Sie Ergebnisse von Evaluationen automatisiert an einem festgelegten Datum an eine oder mehrere Zielgruppen versenden, wie z.B. an Teilnehmer, deren Führungskräfte oder Trainer.

1. Empfänger: Über das Feld Empfänger (bzw. Zielgruppe) wird festgelegt, wer den automatischen Ergebnisbericht nach Abschluss der Befragung per E-Mail erhalten soll.

• Standard-Zielgruppen: Zur Auswahl stehen typischerweise die Rollen der jeweiligen Weiterbildung, darunter Teilnehmende, Führungskräfte der Teilnehmenden sowie Trainer.
• Zusätzliche / Externe Empfänger: Über ein Plus-Symbol (+) können bei Bedarf zusätzliche individuelle E-Mail-Adressen (z. B. Personen aus der HR-Abteilung oder Projektverantwortliche) hinterlegt werden, die nicht regulär als Rolle in der Maßnahme verknüpft sind.

2. Aktiv (Status / Schalter): Das Feld Aktiv steuert den Ausführungsstatus des Auto-Feedback-Impulses.

• Aktiviert (Checkbox an): Der Impuls ist scharf geschaltet und wird zum festgelegten Versanddatum automatisch durch das System ausgelöst und an die jeweils aktivierte Zielgruppe versandt. Es sollte mindestens eine Zielgruppe ausgewählt werden.
• Deaktiviert (Checkbox aus): Der automatische Versand ist pausiert bzw. ausgesetzt. Es findet kein automatischer Versand statt, selbst wenn das hinterlegte Datum erreicht wird. Dies ist hilfreich, wenn die Weiterbildungsvorlage den Impuls zwar standardmäßig enthält, der Ergebnisversand in einem konkreten Einzelfall jedoch unterdrückt oder vorab geprüft werden soll.

3. Typ: Über das Feld Typ wird festgelegt, welche Inhalte aus der Befragung im Auto-Feedback angezeigt werden:

• Alle: Alle Fragen und Ergebnisse werden berücksichtigt.
• Nur geschlossene Fragen: Es werden nur geschlossene Fragen einbezogen.
• Nur Durchschnitt: Es werden nur Durchschnittswerte angezeigt.

4. Benchmark: Mit der Option Benchmark wird festgelegt, ob den aktuellen Befragungsergebnissen vergleichende Referenzwerte gegenübergestellt werden sollen.

• Funktionsweise: Werden Benchmarks aktiviert, zeigt der Ergebnisbericht neben den konkreten Bewertungen dieser spezifischen Weiterbildung auch Vergleichsdaten an (z. B. den Gesamtdurchschnitt aller bisherigen Seminare desselben Weiterbildungstyps, organisationsweite Mittelwerte oder Dozenten-Benchmarks).
• Zweck: Dies ermöglicht Empfängern (insbesondere Führungskräften, HR und Trainern) eine fundierte qualitative Einordnung, ob die Bewertungen über, im oder unter dem internen Standard liegen.

5. Ergebnisse: Über das Dropdown-Menü Ergebnisse wird gesteuert, welche Auswertungsebene bzw. welcher Personenkreis in den versendeten Ergebnisbericht einfließt:

• Allgemein:
  Der Bericht enthält ausschließlich die aggregierten Gesamtergebnisse aller Teilnehmenden der Weiterbildung. Individuelle Rückmeldungen einzelner Personen werden nicht personenspezifisch ausgewiesen.
• Individuell – zugeordnete Mitarbeitende:
  Diese Option ist vor allem für Führungskräfte relevant. Der Empfänger erhält gezielt nur die individuellen Rückmeldungen und Ergebnisse derjenigen Mitarbeitenden, die ihm disziplinarisch bzw. im System direkt zugeordnet sind.
• beide:
  Kombiniert beide Auswertungen in einem Bericht. Der Empfänger erhält sowohl den allgemeinen Gesamtdurchschnitt aller Teilnehmenden als auch die individuelle Aufschlüsselung der ihm zugeordneten Mitarbeitenden für einen direkten Vergleich.

Nachrichten

Mit Nachrichten-Impulsen können Sie wichtige Informationen vor, während oder nach der Weiterbildung an Teilnehmer und Trainer senden.

Erstellen einer Nachricht

1. Versanddatum festlegen: Definieren Sie das exakte Versanddatum.
2. Auslösung der Nachricht: Wenn Sie die Nachricht zu einem flexiblen Zeitpunkt manuell versenden möchten, aktivieren Sie manuell starten. In diesem Fall wird das Versanddatum ausgegraut.
3. Zielgruppe festlegen: Bestimmen Sie, ob die Nachricht an alle Teilnehmer, nur an deren Führungskräfte oder an den Trainer gesendet wird. Sie können auch eine zusätzliche Empfängergruppe („Andere“) hinzufügen.

4. Statusfilter: Legen Sie fest, ob nur Teilnehmer mit einem spezifischen Status, wie „Abgesagt“, die Nachricht erhalten sollen.

5. Umgang mit nachträglich hinzugefügten Personen: Wenn Sie möchten, dass nachträglich hinzugefügte Teilnehmer die Nachricht ebenfalls erhalten sollen, aktivieren Sie diese Option.

6. Betreff festlegen: Geben Sie den Betreff der E-Mail an.
7. Nachricht verfassen: Schreiben Sie Ihre individuelle Nachricht im Textfenster oder laden Sie eine gespeicherte Vorlage.

Nachrichten-Inhalt formatieren

Innerhalb des Textfeldes können Sie:

• Platzhalter verwenden: Platzhalter ermöglichen das Personalisieren Ihrer Texte
• Bilder hinzufügen: Diese werden direkt angezeigt.
• Kalendereintrag: Definieren Sie Start- und Endzeiten als Kalenderblocker.
• Anhänge hinzufügen: Wählen Sie Dateien, wie Teilnahmebescheinigungen, entweder individuell für jeden Empfänger oder als Sammeldatei.

Nachricht als Vorlage speichern

Um eine Nachricht für zukünftige Weiterbildungen wiederzuverwenden, klicken Sie auf Als Vorlage speichern, vergeben Sie einen Namen und speichern Sie die Vorlage. Über Vorlage laden können Sie diese anschließend für neue Weiterbildungen verwenden und weiterbearbeiten.

• E-Mail: Eine vorab von Ihnen in Einstellungen → E-Mail-Optionen definierte E-Mail mit Link zu der Befragung wird verschickt.
  Zusätzlich erscheint die Aufforderung innerhalb des Dashboard-Elementes “Aufgaben”, von wo aus die Befragung durchgeführt werden kann
• Online-Code: Es kann ein QR-Code, ein Direkt-Link oder ein Link mit zusätzlichem Passwort generiert werden
• Drucken: Der Fragebogen kann ausgedruckt werden. Der Impuls wird erst nach manuellem Eintragen von Ergebnissen abgeschlossen.

Outlook-Einladung

Weitere Informationen zum Impuls “Outlook-Einladung” finden Sie unter Outlook und Outlook Einladung.