Gesprächs-Routinen dienen zur automatisierten Erstellung von wiederkehrenden Gesprächen, wie etwa Jahresgespräche oder andere regelmäßige Gesprächsformate. Mit dieser Funktion können Sie in einem festgelegten Rhythmus Gespräche für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig erstellen.

Zugriff auf die Routinen-Funktion

Die Routinen-Funktion finden Sie im Reiter „Gespräche“ im Hauptmenü auf der linken Seite. Öffnen Sie das Gespräch, für welches Sie eine Routine erstellen möchten.
 

Routinen-Übersicht

In der Routinen-Übersicht sehen Sie:

• Zukünftige Routinen: Hier werden alle geplanten Routinen angezeigt.
• Gelaufene Routinen: Behalten Sie den Überblick über die bereits durchgeführten Routinen.
• Neue Routinen erstellen: Klicken Sie auf das „+“-Symbol, um eine neue Routine zu erstellen.

Das Erstellen einer Routine

Nach dem Klicken auf das „+“-Symbol öffnet sich ein Pop-up-Fenster mit folgenden Einstellungen:

1. 
   Name: Vergeben Sie einen Namen für die Routine. Dieser Name wird auch für alle erstellten Gespräche verwendet. Zur besseren Zuordnung wird automatisch das Datum im Format MM/JJJJ hinter den Gesprächsnamen hinzugefügt.

2.    Zeitraum: Sie können festlegen, ob das Gespräch einmalig oder jährlich erstellt wird. Alternativ können Sie das Gespräch auf Basis eines spezifischen Datums im Mitarbeiterprofil oder in einer festgelegten Anzahl an Tagen nach dem letzten Gesprächstermin erstellen lassen (Beispiele dazu weiter unten).

3.    Datum: Bestimmen Sie das Datum, an dem die Gespräche erstellt werden sollen.

4. Wer soll für die zusätzliche Bestätigung eingestellt werden?: Hier können Sie eine Person festlegen, die als zusätzliche Bestätigung für die Routine eingestellt werden soll. 

5.    Filter: Definieren Sie, für welche Mitarbeitenden die Routine erstellt werden soll. Die Filter „Status in Evalea = aktiv“ und „Führungskraft zugewiesen“ sind standardmäßig aktiviert, da Gespräche nur für aktive Mitarbeitende mit zugewiesener Führungskraft erstellt werden können. Wenn eine Kompetenzbewertung im Leitfaden enthalten ist, wird automatisch der Filter „Kompetenzprofil zugewiesen“ hinzugefügt.

• Weitere Filter hinzufügen: Mit dem „+“-Zeichen können Sie zusätzliche Filter festlegen, wie z. B.:
  • Rolle: Gespräche für eine bestimmte Rolle erstellen.
  • Benutzerdefiniertes Feld: Nur für Mitarbeitende mit einem spezifischen Eintrag (z. B. „Abteilung“ oder „Standort“) im Mitarbeiterprofil erstellen.
  • Gruppe: Gespräche für spezifische, von Ihnen erstellte Gruppen erstellen.
  • Kompetenzprofil: Nur für Mitarbeitende mit einem spezifischen Kompetenzprofil erstellen.

Beispiele für Routinen

• Jahresgespräch: Am 31.03.2022 erhalten alle Mitarbeitenden mit der Rolle „Teilnehmer“ ein Gespräch mit dem Namen „Beispiel-Gespräch“. Die jeweilige Führungskraft erhält ebenfalls eine Benachrichtigung und Einladung.
• Probezeitendgespräch: Gespräche werden 7 Tage nach Ende der Probezeit automatisch erstellt.
• Feedbackgespräch nach Eintritt: Gespräche werden 21 Tage nach dem hinterlegten Eintrittsdatum erstellt.
• Austrittsgespräch: Gespräche werden 7 Tage vor dem Austrittsdatum erstellt.
• Monatliches Feedbackgespräch: Gespräche werden 30 Tage nach beidseitiger Bestätigung des letzten Gesprächs mit demselben Gesprächsleitfaden erstellt.
   

Verwaltung und Erinnerungen für Routinen

• Nach Erstellung einer Routine wird diese in der Routinen-Übersicht angezeigt, inklusive der Anzahl der betroffenen Mitarbeitenden.
• Über das Zahnrad-Symbol können Sie bestehende Routinen bearbeiten oder löschen.
• Für jede gelaufene Routine können Erinnerungen an alle Beteiligten gesendet werden, die das Gespräch noch nicht abgeschlossen haben.