Während der Bearbeitung eines Gesprächsleitfadens können die Zugriffsrechte der Gesprächsteilnehmer für spezifische Gesprächselemente und das Gespräch insgesamt festgelegt werden. Dies ermöglicht eine differenzierte Steuerung der Leserechte und Bearbeitungsrechte für beide Parteien.

Rechte zum Bestätigen eines Gesprächs

Soll das Gespräch nur von einem der Gesprächsteilnehmer bestätigt werden, können Sie diese Einstellung im Kopfelement des jeweiligen Gesprächs vornehmen. Auf der rechten Seite des Kopfelements befindet sich die Option, die Bestätigungsrechte festzulegen und den Status des Gesprächs zu definieren.
 

Rechte zum Einsehen und Bearbeiten einzelner Gesprächselemente

Falls bestimmte Gesprächselemente ausschließlich von der Führungskraft bearbeitet und vom Mitarbeitenden nur eingesehen werden sollen, können Sie dies innerhalb der Element-Einstellungen anpassen. So lassen sich beispielsweise Elemente festlegen, bei denen der Mitarbeitende die Rolle des Beobachters einnimmt.

Wählen Sie in einem Gesprächselement das Zahnrad-Symbol aus, um die Einstellungen zu öffnen.

1. In den Element-Einstellungen finden Sie die Optionen zur Zuweisung von Zugriffsrechten für die einzelnen Gesprächsphasen: Entwurf, Geteilte Version und Bestätigte Version.
2. Definieren Sie die Rechte so, dass nur die gewünschte Partei das Element sehen und/oder bearbeiten kann.

Wichtig: Vergessen Sie nicht, die Änderungen durch Klicken auf „Element speichern“ zu bestätigen.
 

Beispiel für Kompetenzbewertung 

Falls eine Kompetenzbewertung ausschließlich durch die Führungskraft erfolgen soll und keine Selbsteinschätzung des Gesprächsteilnehmers erforderlich ist, können die Rechte so festgelegt werden, dass nur die Gesprächsleitung das Element bearbeiten und der Gesprächsteilnehmer lediglich das Ergebnis einsehen kann.
 

Q&A: Sichtberechtigungen und Vertraulichkeit in Mitarbeitergesprächen

Frage: Wer kann die Inhalte eines Mitarbeitergesprächs im Status „Bestätigt“ einsehen, außer den direkten Gesprächsparteien und der HR-Abteilung?

Antwort:
Die Sichtbarkeit von Gesprächsinhalten in Evalea ist über ein dreistufiges Berechtigungskonzept geregelt. Es gibt keine automatische Einsicht für höhere Hierarchieebenen (wie z. B. die Geschäftsführung), sofern dies nicht explizit konfiguriert wurde. Die Steuerung erfolgt über folgende Ebenen:

1. Ebene: Rollenbasierter Zugriff auf Personen (Wer sieht wen?)
   1. Zunächst wird über die Rollenrechte definiert, welche Nutzergruppen grundsätzlich Zugriff auf welche Mitarbeitenden haben. Hier wird festgelegt, ob eine Führungskraft oder die Geschäftsführung nur das eigene Team oder beispielsweise das gesamte Unternehmen „sehen“ darf.
2. Ebene: Rollenbasierter Zugriff auf Gespräche (Was darf man sehen?) Innerhalb der Rolle wird zusätzlich definiert, auf welche Gesprächstypen zugegriffen werden darf.
   1. Standard-Einstellung: Für Führungskräfte oder die Geschäftsführung kann eingestellt werden, dass sie nur Zugriff auf Gespräche haben, an denen sie selbst aktiv als Gesprächspartei beteiligt sind.
   2. In diesem Fall kann ein Geschäftsführer zwar die Stammdaten aller Mitarbeitenden sehen, aber keine Gesprächsinhalte von Terminen einsehen, die zwischen einer Führungskraft und einem Teammitglied stattgefunden haben.
3. Ebene: Feineinstellung im Gesprächsleitfaden (Welche Details sind sichtbar?) Die detaillierteste Steuerung erfolgt direkt im jeweiligen Gesprächsleitfaden. Hier kann für jedes einzelne Element (z. B. ein Textfeld oder eine Bewertung) festgelegt werden, wer dieses sehen oder bearbeiten darf.
   1. Beispiel: Ein Nutzer hat zwar grundsätzlich Zugriff auf das Gesprächsprotokoll, bestimmte vertrauliche Abschnitte oder Notizen bleiben jedoch für diese Person ausgeblendet.

Zusammenfassend: Die nächsthöhere Hierarchieebene sieht Gespräche nur dann, wenn sie entweder selbst beteiligt ist oder über ihre Rolle explizite Leserechte für fremde Gespräche erhalten hat. Ohne diese Zuweisung bleiben die Inhalte zwischen den Gesprächsparteien und der HR-Administration geschützt.