Anmeldeprozess
Evalea bietet verschiedene Genehmigungs- und Verwaltungsprozesse für die Selbstanmeldungen zu Weiterbildungen an.
So kann beispielsweise in einem Weiterbildungstypen hinterlegt werden, dass für jede Selbstanmeldung eine Genehmigung seitens der Führungskraft eingeholt werden muss, bevor der Mitarbeitende zur Weiterbildung angemeldet und hinzugefügt wird.
Um den Abmeldeprozess für einen Weiterbildungstypen zu definieren, klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie “Anmeldeprozess” aus:
Anschließend können Sie zwischen “Direkte Anmeldung” und “Genehmigung erforderlich” auswählen:
- Direkte Anmeldung: Keine Genehmigung notwendig. Mitarbeitende werden direkt zur Weiterbildung angemeldet und hinzugefügt.
- Genehmigung erforderlich: Mindestens eine Person muss die Anmeldung genehmigen, damit Mitarbeitende zur Weiterbildung angemeldet und hinzugefügt werden.
Genehmigung erforderlich
Wählen Sie mindestens eine verantwortliche Rolle aus, welche die Anmeldung genehmigen oder ablehnen muss.
Es können mehrere Verantwortliche ausgewählt werden. Es genügt jedoch die Bestätigung von einer einzelnen, verantwortlichen Person:
Erläuterung der Genehmigungsprozesse
Führungskraft
- Nach Selbstanmeldung des Teilnehmenden erhält die im Profil des Mitarbeitenden hinterlegte Führungskraft eine E-Mail und einen Eintrag innerhalb des Dashboard-Elementes “Aufgaben”.
- Diese Selbstanmeldung muss durch die Führungskraft genehmigt werden, damit der Mitarbeitende nach Genehmigung zur Weiterbildung hinzugefügt wird
Personalabteilung
- Nach Selbstanmeldung des Teilnehmenden erhält HR eine E-Mail und einen Eintrag innerhalb des Dashboard-Elementes “Selbstanmeldungen”
- Diese Selbstanmeldung muss durch HR genehmigt werden, damit der Mitarbeitende nach Genehmigung zur Weiterbildung hinzugefügt wird
Bestätigung durch eine ausgewählte Person
- Der Mitarbeitende muss bei Selbstanmeldung eine Person angeben, welche die Selbstanmeldung genehmigen muss
- Die ausgewählte Person erhält eine E-Mail und einen Eintrag innerhalb des Dashboard-Elementes “Aufgaben”
- Erst nach Genehmigung durch diese Person wird der Mitarbeitende zu der Weiterbildung angemeldet
Kontaktfelder
- Es können zudem auch jegliche Kontaktfelder innerhalb der Mitarbeitendenprofile ausgewählt werden.
- Innerhalb des Screenshots sind es in die “Abteilungsleitung” sowie die “Vertretung”.
- Nach Selbstanmeldung des Teilnehmenden erhält die im Kontaktfeld des Mitarbeitenden hinterlegte Person eine E-Mail und einen Eintrag innerhalb des Dashboard-Elementes “Aufgaben”.
- Diese Selbstanmeldung muss durch die diese Person genehmigt werden, damit der Mitarbeitende nach Genehmigung zur Weiterbildung hinzugefügt wird
- Weitere Informationen zu Kontaktfeldern finden Sie hier: Datenfeld-Typen
Hinweis
Sie können in diesem PopUp mehrere Rollen auswählen. Allerdings genügt es, wenn nur eine dieser Rollen die Selbstanmeldung genehmigt oder ablehnt. Die Mitarbeitenden werden direkt nach Genehmigung zu der jeweiligen Weiterbildung hinzugefügt.
Beispiel Vertretungslogik
Voraussetzung: Es muss ein Kontaktfeld bei allen Mitarbeitenden gepflegt sein, in welchem die stellvertretende Führungskraft hinterlegt ist.
- Innerhalb des PopUps wird “Führungskraft” und das Kontaktfeld “Vertretung” ausgewählt.
- Mitarbeitende melden sich zu einer Weiterbildung an
- Die im Profil hinterlegte Führungskraft fällt krankheitsbedingt für mehrere Wochen aus
- Die im Kontaktfeld hinterlegte “Vertretung” kann die Selbstanmeldung genehmigen oder ablehnen
- So wird sichergestellt, dass die Prozesse ununterbrochen weiterlaufen.
Stornieren einer Selbstanmeldung
Mitarbeitende können ihre Selbstanmeldung direkt über deren Profil zurück nehmen, indem sie innerhalb des Weiterbildungs-Reiters den Teilnehmerstatus aufrufen und die Absage für sich selbst vornehmen. Optional kann ein Kommentar zur individuellen Absage hinzugefügt werden. Zudem erhalten Sie als Evalea Admin, eine Email Benachrichtigung über die Absage des Teilnehmenden.
Hinweis:
Das Absagen der individuellen Teilnahme durch den Teilnehmenden hat keinen Einfluss auf die weiteren Teilnehmenden der Weiterbildung.
HR hat ebenfalls die Möglichkeit, eine Weiterbildung für den Mitarbeiter zu stornieren.
Das Stornieren einer Teilnahme ist nur möglich, sofern der Status der Weiterbildung auf “geplant” steht.
Hinweis
Für jeden Mitarbeiter, der sich für eine Weiterbildung ausgehend von der Lernbibliothek oder dem Weiterbildungskatalog angemeldet hat, bekommen Sie als HR eine Benachrichtigung (Stand: 12.08.2025).