Erinnerungen einrichten
Erinnerungen ermöglichen das Versenden von E-Mails vor oder nach Ablauf der Schulungspflichtgültigkeit.
Mit Klicken auf das Erinnerungs-Symbol haben Sie die Möglichkeit, die E-Mails pro Schulungspflicht zu erstellen und zu verwalten:
Es öffnet sich anschließend die Erinnerungsübersicht der ausgewählten Schulungspflicht. Mit Klicken auf das “+” Zeichen erstellen Sie eine neue Erinnerung. Sie können beliebig viele Erinnerungen pro Schulungspflicht erstellen:
- Bezeichnung der Erinnerung. Diese ist ausschließlich für Sie sichtbar und dient der Übersicht
- Geben Sie die Empfängergruppe an: Der jeweilige Mitarbeiter, welcher die Schulungspflicht zugewiesen hat, dessen Führungskraft oder ein alternativer Empfänger.
- Tragen Sie hier die Anzahl der Tage nach (positive Zahlen) oder vor (negative Zahlen) Ablauf der Schulungspflicht-Gültigkeit ein.
- Geben sie das Intervall an, in welchem die Nachricht verschickt werden soll: Keine Wiederholung, täglich, wöchentlich, oder monatlich.
- Formulieren Sie den Betreff der Nachricht, welche versendet wird.
- Verfassen Sie Ihre E-Mail.
- Mit Hilfe der Platzhalter können Sie automatisch den Namen der Mitarbeiter, den Namen des Pflichtschulungstypen und die Anzahl der Tage, wie lange die Gültigkeit bereits überfällig ist, generieren.
- Das Klicken auf Speichern legt die Erinnerung an.
Die Schulungspflichtgültigkeit läuft ab dem Zuweisen der Schulungspflicht. Somit können auch Erinnerungen verschickt werden, ohne, dass der Mitarbeitende eine Pflichtschulung bereits durchgeführt / besucht hat.
Möchten Sie die Mitarbeitenden vor Ablauf ihrer Schulungspflicht erinnern, empfiehlt es darauf hinzuweisen, dass E-Learnings manuell zurückgesetzt werden können.
Beispiel
Hinweis
Der "Tag 0" ist entweder:
- der Tag der Zuweisung der Schulungspflicht, sofern diese noch nie erfüllt wurde und ist somit der Tag, an dem die Schulungspflicht startet.
- der Tag des Ablaufens der Schulungspflicht-Gültigkeit nach bereits absolvierter Schulungspflicht.
Falls die Mitarbeitenden keine E-Mail-Adressen hinterlegt haben, gibt es die Möglichkeit, das Datenfeld “E-Mail der Führungskraft verwenden” in den Mitarbeitendenprofilen zu aktivieren (Einstellungen → Datenfelder). In diesem Fall werden alle Erinnerungen, welche an die Mitarbeitenden versandt werden, an die E-Mail-Adresse der zugewiesenen Führungskraft verschickt.
- Mitarbeitende erhalten 14 Tage vor Tag 0 eine Erinnerung
- Mitarbeitende erhalten 7 Tage vor Tag 0 eine Erinnerung
- Mitarbeitende erhalten 3 Tage vor Tag 0 eine Erinnerung
- Mitarbeitende und deren Führungskräfte erhalten an Tag 0 eine Erinnerung
- Die zugewiesenen Führungskräfte erhalten 7 Tage nach Tag 0 eine Erinnerung
- HR erhält 14 Tage nach Tag 0 eine Erinnerung
Hinweis
Erinnerungen werden nur an Personen verschickt, welche die Schulungspflichtgültigkeit nicht erfüllt haben.
Sie können innerhalb des Reiters "Schulungspflichten im jeweiligen Mitarbeitendenprofil einsehen, welche Erinnerung wann verschickt wird (30 Tage in die Zukunft).
Anzeige von Schulungspflichten auf dem Dashboard
Einleitung / Zweck der Funktion
Die Anzeige von Schulungspflichten auf dem Dashboard dient dazu, Mitarbeitende gezielt auf Handlungsbedarf hinzuweisen. Um das Dashboard übersichtlich zu halten und eine „Informationsüberflutung“ zu vermeiden, folgt die Anzeige einer spezifischen Systemlogik, die zwischen akuten Aufgaben und langfristigen Pflichten unterscheidet.
Zugriff / Ort im System
Die Informationen zu Schulungspflichten finden Nutzer an drei zentralen Stellen:
- Aufgabendashboard: für fällige oder neue Aufgaben.
- Dashboard-Element „Meine Weiterbildungen“: für eine Gesamtübersicht des Schulungsstatus.
-
Mitarbeiterprofil: Unter dem Reiter Schulungspflichten für eine detaillierte Historie und Fristenübersicht.
Funktionsbeschreibung
Das System unterscheidet bei der Darstellung auf dem Dashboard strikt nach dem Status der Schulung:
-
Aufgabendashboard: Hier erscheinen Schulungspflichten nur dann, wenn sie:
- noch nie erfüllt wurden (Initialzuweisung)
- bereits fällig sind
- oder das definierte Erinnerungsfenster (z. B. 30 Tage vor Deadline) erreicht haben
Hinweis
Würden alle zukünftigen Pflichten dauerhaft hier gelistet, blieben sie über Monate als „offene Aufgabe“ stehen, was die Relevanz des Aufgabendashboards mindern würde.
- Element „Meine Weiterbildungen“: Dieses Element bietet eine dynamische Ansicht. In den Einstellungen kann konfiguriert werden, dass hier gezielt nur nicht abgeschlossene Schulungen angezeigt werden. Dies ermöglicht den Mitarbeitenden, auch weit in der Zukunft liegende Fristen jederzeit im Blick zu behalten, ohne dass diese das Aufgabendashboard blockieren.
Schritt-für-Schritt-Anleitung (Konfiguration für HR/Admins)
Um sicherzustellen, dass Mitarbeitende ihre langfristigen Pflichten proaktiv sehen, können Sie folgende Einstellungen vornehmen:
-
Dashboard-Element anpassen:
- Navigieren Sie zu den Dashboard-Einstellungen.
- Wählen Sie das Element Meine Weiterbildungen aus.
- Aktivieren Sie den Filter „Nur nicht abgeschlossene anzeigen“. Dadurch sehen Mitarbeitende alle offenen Pflichten inklusive der verbleibenden Tage bis zur Deadline.
-
Zusätzliche Erinnerungsstufen einrichten:
- Gehen Sie in die Einstellungen zum Bereich Automatisierung (individuelle Automatisierung hinzufügen) oder direkt in das Add-On Schulungspflichten.
- Klicken Sie auf Erinnerungen.
- Fügen Sie eine weitere Benachrichtigungsstufe hinzu (z. B. 60 Tage vor Ablauf), um Mitarbeitende frühzeitig per E-Mail zu informieren, bevor die Aufgabe im Dashboard als „kritisch“ erscheint.
Hinweis
Logik der Erfüllung: Im Mitarbeiterprofil kann es vorkommen, dass z. B. „3 erfüllt und 1 nicht erfüllt“ angezeigt wird, obwohl die Deadline noch in der Zukunft liegt. Dies bedeutet, dass die Schulung für den aktuellen Turnus noch aussteht, das System aber bereits die verbleibende Zeit (z. B. 65 Tage) korrekt berechnet.
Sichtbarkeit: Eine Schulung verschwindet erst dann aus dem Aufgabendashboard, wenn der Status auf „Erfüllt“ gesetzt wurde.
Praxisbeispiel
Ein Mitarbeiter hat eine bereits fällige Pflichtunterweisung (z. B. jährliche Auffrischung) erfolgreich absolviert. Eine weitere Sicherheitsunterweisung ist jedoch erst zum Jahresende (31.12.) fällig.
- Mehr als 60 Tage vor der Frist: Die Sicherheitsunterweisung erscheint noch nicht im Aufgabendashboard, um die aktuelle Aufgabenliste übersichtlich zu halten. Sie ist jedoch im Dashboard-Element „Meine Weiterbildungen“ bereits als „offen“ mit der verbleibenden Tagesanzahl bis zur Deadline sichtbar.
- Erreichen des Erinnerungszeitraums (z. B. 30 Tage vor Frist): Das System triggert nun die proaktive Benachrichtigung. Ab diesem Zeitpunkt erscheint die Unterweisung prominent als offene Aufgabe direkt auf dem Dashboard des Mitarbeiters, um die zeitnahe Erledigung sicherzustellen.