Die Funktion "Gruppen" erleichtert die Verwaltung und Zuweisung von mehreren Mitarbeitenden zu E-Learnings, Weiterbildungen oder anderen Prozessen in Evalea. Sie ermöglicht das einfache Erstellen und Verwalten von Mitarbeitendengruppen.
Zugriff auf die Gruppen-Funktion
1. Navigieren Sie zu "Einstellungen": Klicken Sie auf den Reiter „Einstellungen“ im Hauptmenü.
2. Gruppen-Übersicht: Hier finden Sie eine Liste aller bestehenden Gruppen.
Funktionen der Gruppen-Übersicht
- Suchfunktion: Finden Sie spezifische Gruppen schnell anhand ihres Namens.
- Gruppen-Einstellungen: Bearbeiten Sie den Gruppennamen und die Beschreibung.
- Teilnehmer-Feld: Fügen Sie Mitarbeitende hinzu oder entfernen Sie sie aus der Gruppe.
- Löschen: Entfernen Sie Gruppen dauerhaft aus dem System.
- Neue Gruppe erstellen: Mit einem Klick auf das „+“-Symbol können Sie eine neue Gruppe erstellen.
Erstellen einer neuen Gruppe
1. Neuen Gruppennamen festlegen: Geben Sie der Gruppe einen eindeutigen Namen.
2. Beschreibung hinzufügen (optional): Hinterlegen Sie eine kurze Beschreibung zur Gruppe, z. B. deren Zweck oder Einsatzbereich.
3. Speichern: Nach dem Speichern werden Sie zurück zur Gruppen-Übersicht geleitet.
Hinzufügen von Mitarbeitenden zu einer Gruppe
Nach der Erstellung können Sie Mitarbeitende zur Gruppe hinzufügen. Dies ist auf drei Arten möglich:
1. Über die E-Mail-Adresse oder Personalnummer:
- Geben Sie die E-Mail-Adresse oder die in Evalea hinterlegte Personalnummer des Mitarbeitenden ein.
2. Mitarbeitersuche:
- Nutzen Sie die Suchfunktion, um den Namen des Mitarbeitenden zu finden. Klicken Sie anschließend auf die „Hinzufügen“-Schaltfläche neben dem Namen.
3. Manuelles Hinzufügen:
- Im Teilnehmerfeld der Gruppe können Sie über die „Hinzufügen“-Option Mitarbeitende auswählen und der Gruppe zuweisen.
Verwaltung von Gruppen
- Gruppeneinstellungen bearbeiten: Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol der jeweiligen Gruppe, um Änderungen am Namen oder an der Beschreibung vorzunehmen.
- Mitarbeitende verwalten: Fügen Sie Mitarbeitende hinzu oder entfernen Sie sie über das Teilnehmer-Feld.
-
Gruppe löschen: Entfernen Sie Gruppen dauerhaft mit einem Klick auf das Papierkorb-Symbol.
Hinweis:
Gruppen vereinfachen die Zuweisung von Prozessen erheblich und sparen wertvolle Zeit. Nutzen Sie diese Funktion, um Weiterbildungen und E-Learnings effizient zu verwalten!
Das automatische Zuweisen von Mitarbeitenden zu Gruppen ist über eine Regel für den Kontakt-Import möglich.